Przejdź do treści
Aktualności
Raporty

Korespondencja masowa może być szybka i bezpieczna

Pół godziny, godzina czy może dwie? Jak długo z taka samą efektywnością można przygotowywać listy do wysyłki? Jak długo tą czynność można wykonywać perfekcyjnie, nie popełniając błędów chociażby w adresach? Te pytania stawiają sobie zarządzający firmami, urzędami, dostarczyciele usług lub przedstawiciele spółdzielni mieszkaniowych, gdzie raz, a maksymalnie kilka razy do roku, konieczne jest wysłanie setek lub tysięcy listów.

W niektórych zespołach okres, kiedy musi zostać przygotowana duża ilość korespondencji, oznacza delegowanie części pracowników wyłącznie do tego zadania. To wiąże się raz z ich niezadowoleniem, a dwa zaległościami w codziennych obowiązkach. Niektóre biura korzystają z pomocy, oczywiście odpłatnej, emerytów czy studentów. Ten drugi model sprawdzał się przez lata, ale im większe miasto, tym z roku na rok trudniej o osoby gotowe porzucić swoje zwyczaje, rytm życia czy inne obowiązki, aby przez tydzień czy dwa wkładać pismo za pismem w koperty i zadbać o ich poprawne zaadresowanie. A wszystko jeszcze pod presją terminów.

Nie tylko czas goni, ale również nowe zwyczaje w obszarze korespondencji narzucają przepisy RODO. Od 26 maja, tak menadżerowie jak i zwykli pracownicy za sprawą wejścia w życie Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych Osobowych (chociaż z ang. to GDPR czyli General Data Protection Regulation), stali się szczególnie wrażliwi i drażliwi na… dane wrażliwe! A listy same się przecież nie przygotują do wysyłki. Tym bardziej jeśli trzeba ich wysłać kilka tysięcy!

Istnieje alternatywa dla odrywania od obowiązków kilku czy kilkunastu osób wyłącznie do przygotowania korespondencji. I to bardzo efektywna! O ile pracownik w ciągu godziny jest wstanie przygotować do wysyłki około 60 listów, to urządzenie takie jak kopertownica przygotuje ich trzy tysiące. Co ważne nie zmęczy się, nie będzie potrzebowało czasu na posiłek, ani tym bardziej na dotlenienie się. Tempo pracy kopertownicy pozostanie niezmienne w przeciwieństwie do zaangażowania pracowników. Tu z upływem godzin i kolejnych dni zapał do kopertowania może słabnąć. Osoby zajmujące się tym zadaniem zaczynają wyczekiwać już nie tylko końca dnia pracy, ale również finału całej „akcji specjalnej”, bo tak często postrzegają przygotowanie pism do wysyłki.

Urządzenia do korespondencji masowej to nie tylko kopertownice, ale również adresarki i otwieraczki. Jedną z firm, które dystrybuuje takie produkty na polskim rynku jest Arcus. Spółka znana jako dostawca wysokiej klasy drukarek japońskiej Kyocery posiada w swojej ofercie również urządzenia ułatwiające obsługę korespondencji amerykańskiej firmy Pitney Bowes. „Sprawna wysyłka korespondencji jest niezmiernie ważna dla wszystkich firm, które regularnie dostarczają media, ale też dla samorządów czy spółdzielni mieszkaniowych. Kopertownice, takie jak model DI 380, nie tyko szybciej zapakują dokumenty czy opłaty, ale jednocześnie chronią dane osobowe zgodnie z wymaganiami RODO. Z tego też powodu obserwujemy w ostatnim czasie wzrost zainteresowania naszymi produktami” – tłumaczy Maciej Ziemski, dyrektor sprzedaży produktów Pitney Bowes w Arcus SA.

Nie tylko kopertownice, ale również inne z urządzeń Pitney Bowes wykorzystywane w procesie obsługi korespondencji są zdecydowanie szybsze nawet od najbardziej wytrwałych pracowników. 10000 kopert może być zaadresowane w przeciągu godziny przy wykorzystaniu urządzenia takiego jak adresarka. Z kolei otwieraczki, pomocne w procesie obsługi korespondencji przychodzącej, otwierają koperty z zawrotną prędkością od 400 do 600 na minutę.

Najnowsze wydanie