Jak się używa podpisu elektronicznego?

Obecnie wiele transakcji możemy zawierać na odległość, wykorzystując w tym celu nowoczesne narzędzia. Do chętnie użytkowanych, zwłaszcza przez firmy rozwiązań, zalicza się podpis elektroniczny. Umożliwia on identyfikację tożsamości podmiotu, który przesyła dokumenty online. Jest to bezpieczna metoda, z której korzystają również instytucje państwowe, takie jak ZUS czy US. Jak jednak używa się podpisu elektronicznego? Podpowiadamy.

Czym jest podpis elektroniczny?

Warto na wstępie wytłumaczyć pojęcie podpisu elektronicznego. Wbrew pozorom nie jest to wyłącznie znak graficzny wysyłany na odległość, ponieważ musi on spełniać pewne kryteria. Za podpis elektroniczny uznaje się narzędzie, które umożliwia powiązanie dokumentów z podpisem i potwierdzenie naszej tożsamości. Są to więc dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi informacjami, do których zostały dołączone, są logicznie powiązane. Rozwiązanie to pozwala nam na odległość potwierdzić autorstwo lub zawartość dokumentów. Dostępne jest w kilku wersjach różniących się zaawansowaniem zastosowanych zabezpieczeń. Jest ono od dawna wykorzystywane przez przedsiębiorców działających w różnych branżach. Warto jednak wiedzieć, że nie każdy podpis elektroniczny jest podpisem kwalifikowanym.

Jak wykorzystuje się podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny umożliwia zatwierdzanie dokumentów na odległość. Obecnie firmy oferujące takie rozwiązania przedsiębiorcom pozwalają im na wybór podpisu przez www lub w wersji biometrycznej na tablecie. Obie te opcje są nie tylko bezpiecznym, ale też niezwykle wygodnym rozwiązaniem. Jest ono zgodne z przepisami prawa i gwarantuje nam dużą swobodę zawierania umów. Dzięki temu, chcąc podpisać dowolne dokumenty, nie musimy już osobiście ręcznie wykonywać znaku graficznego na papierze. Wystarczy tylko z dowolnego miejsca na świecie, uwierzytelnić je za pomocą podpisu elektronicznego. Opcja ta jest doceniona przez przedsiębiorców działających w różnych branżach. Coraz częściej jednak z rozwiązania tego korzystają także klienci indywidualni.

Jakie zalety ma e-podpis?

Obecnie funkcjonują firmy, które umożliwiają nam stworzenie własnego e-podpisu. Decydując się na takie rozwiązanie, możemy więc podpisać dowolny dokument w formacie PDF. Co więcej, jeden taki formularz może zostać zatwierdzony przez kilka osób. Tę możliwość daje opcja wielu podpisujących. Stawiając na systemy od sprawdzonych dostawców, możemy liczyć również na to, że wszystkie podpisane dokumenty trafią do bezpiecznego archiwum. Dzięki temu będą one przechowywane w jednym miejscu. Obecnie wykorzystywane rozwiązania technologiczne pozwalają nam na podpisanie dokumentu również za pośrednictwem telefonu lub tabletu.

Korzyści związane z użytkowaniem e-podpisu jest wiele. Warto pamiętać jednak o tym, że umowa zawarta w taki sposób jest wiążąca. Wszelkie dokumenty z kolei trafiają bezpośrednio do obu stron, na przykład przez adres e-mail, bez konieczności ich drukowania. Dzięki temu mogą być podpisywane z dowolnego miejsca na świecie w szybki i bezpieczny sposób.