Digitalizacja w przedsiębiorstwach i instytucjach

Od papieru do cyfry, od drukarek do outsourcingu druku. W swoim portfolio mamy zarówno tradycyjne rozwiązania, jak i będące ostatnim krzykiem technologicznej mody. Bo nasi klienci są na różnych etapach transformacji informatycznej, a my chcemy wspierać ich wszystkich w trudnych procesach związanych z przepływem dokumentów i danych − mówi Michał Czeredys, prezes Grupy Arcus.

Elektroniczny obieg dokumentów, analiza danych, mobilność, a może internet rzeczy lub automatyzacja procesów. Jaka technologiczna droga prowadzi najszybciej i bez przeszkód do transformacji cyfrowej biznesu?

Wszystkie wymienione trendy są ważne i każdy z nich znajduje odzwierciedlenie w ofercie Grupy Arcus. Za najważniejszą tendencję, tyleż technologiczną, co społeczną i biznesową, uważam gospodarkę współdzielenia, czyli rezygnację z własności na rzecz dostępu do zasobów. Pod tym pojęciem kryje się wiele rzeczy: pożyczanie, wymiana, używanie produktów z drugiej ręki, filmy i muzyka na żądanie, konserwacja i projektowanie rzeczy w kierunku trwałości. W przypadku Arcusa sharing economy to przede wszystkim dzierżawa rozwiązań, w tym urządzeń oraz oprogramowania. Wielu firmom bardziej opłaca się korzystać ze sprzętu drukującego niż go kupować, a my wychodzimy naprzeciw ich preferencjom i potrzebom.

Płacony co miesiąc abonament zamiast wysokiego jednorazowego wydatku. Jakie jeszcze argumenty przemawiają za promowaną przez was usługową formułą IT?

Najbardziej oczywistym atutem tego modelu jest optymalizacja kosztowa. Wyobraźmy sobie przedsiębiorstwo młode i na dorobku, którego nie stać na zakup urządzeń, a ma zbyt krótką historię kredytową, by jakikolwiek bank chciał sfinansować ich inwestycję. W tej sytuacji dzierżawa może być dla tej firmy jedyną szansą na dostęp do zaawansowanych technologicznie rozwiązań. Druga zaleta filozofii „używać zamiast posiadać” wiąże się z komfortem eksploatowania. Odczuwają go zwłaszcza ci, którzy zdecydowali się na outsourcing druku. Mają oni pewność, że będą korzystać ze sprzętu zarówno w razie awarii, co wyeliminuje przestoje w pracy, jak i liczyć na wsparcie w przypadku zwiększenia skali prowadzonego biznesu wraz z propozycją wymiany urządzenia na jeszcze wydajniejsze, dopasowane do potrzeb i specyfiki działalności. Jako zewnętrzny partner technologiczny, oprócz serwisu i wymiany maszyn, oferujemy kompleksowe doradztwo IT, a więc cyfrową standaryzację wszelkich procesów związanych z zarządzaniem dokumentami.

Outsourcing zaczyna się od audytu konsultingowego?

Owszem. Do nas należy sprawdzenie, czy firma używa odpowiedniego dla siebie sprzętu i oprogramowania, czy zastosowane systemy należycie wspierają produkcję papierowych i cyfrowych dokumentów, wreszcie czy forma finansowania nie obciąża budżetu i przepływów pieniężnych klienta. Bez tej wiedzy trudno byłoby dopasować nasze rozwiązania do potrzeb przedsiębiorstwa. Kolejna sprawa: w firmach, które podpisały z nami kontrakt outsourcingowy, audyt konsultingowy przeprowadzamy regularnie. Może się bowiem okazać, że zaproponowane rok wcześniej rozwiązania można ulepszyć.

Arcus sukcesywnie zwiększa swoje kompetencje i zakres usług. Przykładem jest telematyka, którą zajmuje się spółka zależna Geotik. Dlaczego weszliście w ten segment rynku?

Po telematykę, czyli systemy monitorujące styl jazdy kierowców, coraz częściej sięgają przedsiębiorstwa transportowe, ale także ubezpieczyciele oraz firmy zajmujące się leasingiem i najmem aut. Rozwiązania takie jak nasz GPS Guardian  pozwalają na obniżenie kosztów obsługi flot nawet o kilkadziesiąt procent. Początkowo służyły głównie do lokalizacji pojazdów i optymalizacji tras. Z czasem zaczęto wdrażać je również w celu zredukowania zużycia paliwa, którego ceny w ostatnich latach znacząco wzrosły. Wdrożenia telematyczne to także szansa na niższe ceny polis: ostrożne i przepisowe prowadzenie służbowych samochodów przekłada się na wysokość składek. Mówimy o aplikacjach mobilnych, co oznacza łatwą instalację. Kolejnymi atutami są zdalna kontrola parametrów eksploatacyjnych i optymalizacja zadań pracowników w terenie. To wszystko sprawia, że przyszłość należy do telematyki, a my chcemy uczestniczyć w jej rozwoju.

Geotik podpisał ostatnio umowę partnerską z Waste24, operatorem platformy online, która służy do zarządzania odpadami komunalnymi...

To kolejny przykład na to, jak rozszerzamy swoje kompetencje i portfolio rozwiązań, a tym samym otwieramy się na nowe grupy klientów. Dzięki nawiązanej w styczniu współpracy możemy świadczyć usługi na rzecz przedsiębiorstw komunalnych, które zajmują się cyklicznymi wywozami śmieci. Pracujemy nad integracją systemów Geotika i Waste24, co sprawi, że w przyszłości będziemy mieli kompleksowe rozwiązanie dla firm z branży zarządzania gospodarką odpadów.

Wcześniej wspomniał pan o firmach transportowych: ostatnio przechodzą one masowo z dokumentów papierowych na e-dokumenty. Co na tym zyskują?

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów to kwestia ekonomii, ekologii i produktywności. Wszystko to zaś razem daje operatorom przewozowym przewagę konkurencyjną, a dla ich pracowników jest ogromnym ułatwieniem. Proszę pomyśleć o kierowcy, który jedzie z ciężkim ładunkiem na drugi koniec Europy. Kilkudniowa trasa jest dla niego wyczerpująca fizycznie i psychicznie. Na domiar złego sporo energii traci na to, co nazwałbym analogową biurokracją. Każdy etap usługi: załadunek, przeładunek, przewóz i rozładunek towarów, musi być udokumentowany, a żadnego dokumentu nie wolno zniszczyć czy zgubić. Gdy się to jednak zdarzy, będzie kłopot z rozliczeniem i zamknięciem transakcji. Oprogramowanie EOD zmienia wszystko. Przechowywane w systemie dokumenty elektroniczne są zawsze pod ręką, nie zawieruszą się w kabinie ciężarówki, trudno je pognieść, zabrudzić lub zetrzeć z nich ważne informacje, kwoty i pieczątki.

Wdrożeniami workflow zajmuje się wasza spółka Docusoft, która wśród swoich klientów ma również firmy spoza branży transportowej. Co stanowi o popularności takich systemów?

Oprogramowanie EOD pozwala na zmniejszenie kosztów druku i wysyłki dokumentów, skraca czas ich dostarczania i rejestracji oraz umożliwia monitorowanie ich przepływu w czasie rzeczywistym. Kolejną funkcją tej technologii jest utrzymywanie porządku w archiwum i sekretariacie. Nawet w małej firmie przybywa z czasem faktur, duplikatów faktur, potwierdzeń zamówień, wniosków urlopowych, teczek personalnych. Gdy dokumenty te mają formę papierową, każdorazowo trzeba wpisywać ręcznie dane do systemu. W przypadku zastosowania workflow proces ten przebiega automatycznie, przez co pracownikom biurowym można zlecić bardziej kreatywne zadania.

Jak rozwiązania Docusoft pomagają firmom przejść suchą stopą przez trwający od dwóch lat kryzys epidemiologiczny?

Rozumiem, że pytanie nawiązuje do wdrożenia w Jastrzębskiej Spółce Węglowej, która z powodu koronawirusa stanęła przed wyzwaniem przebadania kilkunastu tysięcy pracowników. Próbą ognia było szybkie poinformowanie zatrudnionych o wynikach testów, szczególnie że JSW nie miała danych teleadresowych badanych. Dzięki wsparciu Docusoft i jego systemom EOD klient ze Śląska poradził sobie z tym problemem. Równolegle Docusoft wdrożył w JSW korporacyjną wersję systemu ReadIT OCR PRO, który automatycznie zaczytuje, weryfikuje i analizuje dane z ponad 10 tysięcy m.in. papierowych dokumentów księgowych miesięcznie.

Z tego co wiem, projekt ten został wyróżniony w konkursie promującym przedsięwzięcia ekologiczne.

Tak, wdrożenie to zostało docenione w konkursie Ekoinsporacje jako idealny przykład trendu less waste (trend zakłada generowanie jak najmniejszej ilości odpadów, a wręcz dążenie do ich całkowitego wykluczenia) i działania zgodnego z ideą zrównoważonego rozwoju godnego naśladowania przez inne podmioty funkcjonujące na polskim rynku. Co ważne, oprócz wątku ekologicznego warto wspomnieć o aspekcie ekonomicznym. JSW szacuje oszczędność z zastosowania ReadIT OCR Pro na 500 000 zł rocznie.

W związku z pandemią karierę robi określenie „druk bezkontaktowy”. Jak wpisujecie się w tę tendencję?

Dezynfekcja pomieszczeń i sprzętu nie gwarantuje w 100 procentach, że pracownicy nie zarażą się koronawirusem. Aby sprostać wymogom bezpieczeństwa i higieny, warto więc stosować contactless printing – drukowanie dokumentów bez dotykania panelu drukarki. Taką możliwość oferuje sprzęt Kyocera, którego Arcus jest dystrybutorem w Polsce. Identyfikacja użytkownika odbywa się za pomocą karty zbliżeniowej lub smartfona, a wszystkie czynności, które wcześniej zlecił on drukarce na swoim komputerze lub telefonie, są wykonywane automatycznie.

Może byłoby lepiej, gdyby dokumenty papierowe zostały wyeliminowane całkowicie z naszych biur?

Rewolucja cyfrowa do reszty nie wymiecie z firm analogowych dokumentów i teczek, co dla nas, jako dostawcy urządzeń drukujących Kyocera Document Solutions, jest bardzo dobrą informacją. Hasło „biuro bez papieru” brzmi atrakcyjnie i nowocześnie, ale w praktyce mało kto jest gotów polegać tylko i wyłącznie na ekranach smartfonów i laptopów. Niedawno natknąłem się w internecie na badanie, według którego tylko 7 proc. Polaków korzysta z e-booków. Lubimy, gdy czytanie książek i prasy wiąże się z bodźcami zmysłowymi i swoje konsumenckie upodobania przenosimy na grunt zawodowy. W rezultacie wolimy, gdy również niektóre dokumenty służbowe, zwłaszcza te ważniejsze, mają tradycyjną postać. 

Nie zmienia to faktu, że firmy produkują coraz mniej dokumentów papierowych, podobnie jak konsumenci.

Konsumenci drukują tak mało i tak rzadko, że zakup domowych drukarek przestaje mieć sens. Jednocześnie rośnie zapotrzebowanie na konsumencki druk współdzielony, będący jednym z przejawów sharing economy. I miło jest mi poinformować, że Arcus jest liderem innowacji w tym obszarze. We współpracy ze spółkami Kyocera i Zeccer kilka lat temu uruchomiliśmy samoobsługowe stanowiska druku dostępne dla Kowalskiego w 18 miastach Polski, m.in. we Wrocławiu, Gdańsku, Katowicach, Łodzi, a także w Lublinie, Poznaniu i Warszawie, a sieć nieustannie się powiększa. Nasze punkty znajdują się w miejscach publicznych, takich jak ośrodki akademickie, galerie handlowe, centra biznesu i biblioteki.

Korzystanie z tych samoobsługowych stanowisk pewnie się wiąże z koniecznością posiadania biegłości w technologiach?

W żadnym razie. Wydruk jest szybki i wygodny. Po zalogowaniu na stronie zeccer.pl użytkownicy dodają do kolejki wydruku swoje dokumenty, a system zajmuje się pozostałymi elementami procesu. Obsługiwane są najpopularniejsze formaty: pdf, jpg, pakiet Office. Finałowym etapem jest kliknięcie opcji „Drukuj” w aplikacji i odebranie plików z wybranego urządzenia.

Dokument papierowy i cyfrowy, sprzedaż i dzierżawa urządzeń, rozwiązania dla biznesu, spółki komunalnej i zwykłego konsumenta. Arcus od 35 lat stawia na wszechstronność. Czy za tą strategią kryje się zasada rozłożonego ryzyka?

Rzeczywiście, po co narażać się na zbędne ryzyko biznesowe? Wszechstronność i elastyczność są oznaką przezorności, rozsądku. Taką zasadę stosujemy od początku istnienia firmy, czyli od podanych przez Pana 35 lat. Gdy zmniejsza się popyt na daną usługę, można położyć nacisk na te, które cieszą się większym zainteresowaniem. Ale chodzi o coś więcej niż tylko asekurację. Klienci znajdują się na różnych etapach transformacji technologicznej. Do powyższych aspektów naszej działalności dodałbym jeszcze szeroką pojętą tematykę bezpieczeństwa informacji, danych i systemów IT. W ubiegłym roku aż 64 procent z polskich firm zanotowało co najmniej jeden incydent cyberbezpieczeństwa. Dlatego zdecydowaliśmy się rozwijać te rozwiązania  w Grupie Arcus oraz poszerzamy ofertę o rozwiązania zewnętrzne. Aby sprostać unikatowym potrzebom Klientów, musimy mieć w swej ofercie zarówno rozwiązania analogowe, jak i cyfrowe. Wychodzimy z założenia, że dobrze zachować to, co najwartościowsze, z tradycyjnych produktów i usług, ale wiedzieć też, kiedy lepiej sprawdzają się nowe.

Gospodarka współdzielenia zmienia nasze procesy biznesowe, komunikację i pracę. Jako dostawcy outsourcingu druku i sprzętu w modelu abonamentowym wpisujemy się w ten ważny współczesny trend − mówi Michał Czeredys, prezes Grupy Arcus.