Cyfrowe ręce wyręczą twoich ludzi w biurze

Czy wiesz, że możesz zwiększyć efektywność, jakość i innowacyjność w swoim biurze dzięki prostemu i skutecznemu rozwiązaniu? Poznaj RPA: Robotic Process Automation – technologię, która pozwoli ci automatyzować procesy biznesowe i zapewni przewagę na coraz bardziej konkurencyjnym rynku.

Wyobraź sobie, że dostając codziennie dziesiątki lub setki e-maili, żaden z nich nie traci nawet chwili na ich identyfikację i ocenę znaczenia. Wyobraź sobie, że wszystkie biznesowe wiadomości są sprawnie klasyfikowane i bezbłędnie kierowane do właściwych specjalistów, zespołów i działów. Wyobraź sobie, że z każdego nadesłanego zapytania, faktury, wzoru umowy czy innego dokumentu zostaje wyciągnięta esencja, np. kwoty pieniężne, terminy lub kluczowe zasady współpracy. A wszystkie to odbywa się niemal w czasie rzeczywistym, poprawnie i bez konieczności zatrudnienia osoby przypisanej do tego procesu.    

Nie, nie musisz sobie tego wyobrażać. Wystarczy, że zapoznasz się z systemem, który zapewni kontrolę nad procesami w firmie odpowiadającymi za współpracę z klientami, partnerami i urzędami. Dzięki temu oprogramowaniu nie tylko poprawisz obieg dokumentów w swojej organizacji, ale też zmniejszysz koszty jej funkcjonowania i łatwiej zdobędziesz przewagę nad konkurencją.

Przekazywanie wiadomości dalej, redagowanie odpowiedzi, pobieranie plików do edycji, przesyłanie poleceń oraz akceptacja dokumentów to zadania czasochłonne, nużące i narażone na pomyłki – mówi Andrzej Nycz, prezes Docusoft. – Jako narzędzie usprawniające pracę mogę wymienić Vario.SmartFlow, dzięki któremu pracownicy są bardziej kreatywni i efektywni

Program Vario.SmartFlow to przykład technologii RPA (Robotic Process Automation) umożliwiającej automatyzację ustrukturyzowanych, powtarzalnych i rutynowych czynności biurowych, wykonywanych przez pracowników z użyciem myszki i klawiatury w jakimkolwiek systemie IT.  

Jak scyzoryk szwajcarski

Rozwiązania RPA znajdują zastosowanie w wielu branżach. Sieciom handlowym pomagają w ustalaniu cen produktów, monitorowaniu zapasów i zbieraniu informacji z reklamacji i ocen klientów. W telekomunikacji służą do sprawdzania danych abonentów, przydzielania i przenoszenia numerów SIM, a także do fakturowania i obsługi płatności. W przemyśle farmaceutycznym wspierają badania kliniczne, zarządzanie łańcuchem dostaw, prognozowanie sprzedaży i pozyskiwaniu nowych dostawców.  

RPA to technologia wszechstronna jak szwajcarski scyzoryk: upraszcza obsługę korespondencji, archiwizację cyfrową, księgowość, organizację logistyki i wiele innych procesów biznesowych. Niełatwo znaleźć obszary działania firm, których to oprogramowanie nie wspiera – zaznacza Andrzej Nycz

Jest tylko kwestią czasu, kiedy roboty programowe, jak się inaczej określa systemy RPA, będą standardem w większości różnych organizacji, biznesowych czy publicznych. Co do tego nie ma wątpliwości Michał Czeredys, prezes Grupy Arcus, do której należy Docusoft.  

– Te rozwiązania przynoszą wiele korzyści organizacjom, które w nie zainwestowały. Do najważniejszych należą: poprawa efektywności i elastyczności działania, obniżenie kosztów robocizny, wyeliminowanie błędów oraz automatyzacja przepływu dokumentów – wymienia szef Arcusa.

Potwierdza to badanie Deloitte’a: przedsiębiorstwa korzystające z narzędzi RPA osiągnęły znaczną poprawę zgodności (92 proc.), lepszą jakość/dokładność (90 proc.), wzrost produktywności (86 proc.) oraz obniżenie kosztów (59 proc.). Z kolei PwC szacuje, że tego typu rozwiązania pozwalają zaoszczędzić 30 proc. m.in. w finansach i księgowości, IT, HR i łańcuchach dostaw. Nic dziwnego, że niemal wszystkie małe i średnie przedsiębiorstwa w Polsce chcą zautomatyzować swoje procesy administracyjne w najbliższej przyszłości – wynika z sondażu Konica Minolta.

Gartner przewiduje, że głównymi inicjatorami wdrożeń RPA będą nie kierownicy IT, ale dyrektorzy operacyjni i finansowi – podkreśla Andrzej Nycz. – Biorąc pod uwagę biznesowe i organizacyjne korzyści wynikające z posiadania Vario.SmartFlow i podobnych programów, sądzę, że ta prognoza wkrótce się sprawdzi

Partnerstwo ludzi i maszyn

Specjaliści Docusoftu często pytają swoich klientów, co najbardziej cenią w automatyzacji procesów biurowych. W odpowiedziach dominują dwa aspekty: poprawa workflow i uwolnienie od operacji, z którymi algorytmy radzą sobie o wiele lepiej niż my. Chodzi m.in. o logowanie do aplikacji i systemów, przenoszenie plików, drobne analizy i obliczenia czy wypełnianie formularzy.  

Narzędzia RPA wyręczają pracowników w wykonywaniu powtarzalnych czynności. Stopniowo robią się coraz inteligentniejsze i przejmują coraz więcej zadań. To ich ogromna zaleta, ale też źródło obaw. Według PwC aż 45 proc. czynności biurowych może zostać zautomatyzowanych. Czy oprogramowanie to nie zabierze białym kołnierzykom pracy?

Andrzej Nycz jest optymistą. Jak tłumaczy, czas pracowników umysłowych jest tak cenny, a kompetencje tak wysokie, że nie powinny być marnowane m.in na obsługę mnóstwa e-maili, faktur, duplikatów faktur, potwierdzeń zamówień, wniosków urlopowych, teczek personalnych. Dlatego jest przekonany, że oprogramowanie RPA jest naszym asystentem, a nie rywalem, wsparciem, a nie zagrożeniem. Tylko w ten sposób będziemy mogli wykorzystać swój potencjał jako specjaliści i skupić się na strategicznych i twórczych zadaniach.

– Fundamentem relacji „ludzie – wirtualne maszyny” jest komplementarność. Wzajemnie się uzupełniamy, bo to, co jest mocną stroną człowieka, jest słabością robota, i na odwrót. My do tego partnerstwa wnosimy emocje, intuicję, wyobraźnię, poczucie humoru, myślenie „of the box”. Sztuczna inteligencja oferuje natomiast ścisłe trzymanie się schematów i reguł, statystyczne podejście i matematyczną dokładność. Nie widzę więc tu miejsca na rywalizację czy konflikt, ponieważ każda ze stron ma swoją rolę i specjalizację. Razem zrobimy więcej – argumentuje Andrzej Nycz.

Podsumujmy. Jako przedsiębiorca, menedżer prawdopodobnie coraz częściej stawiasz sobie następujące pytania: jak zwiększyć efektywność, jakość i innowacyjność w swoim biurze? Jak uwolnić pracowników od rutynowych zadań i pozwolić im skupić się na kreatywności i wartości dodanej? Jak oszczędzić czas i pieniądze, poprawić kontrolę i zarządzanie, zadowolić klientów i pracowników? W wielu przypadkach odpowiedź może być prosta i składać się z trzech liter: RPA. To skrót od Robotic Process Automation, czyli automatyzacji procesów biznesowych. To nie tylko technologia, ale także nowa filozofia działania przenosząca firmy i instytucje w nową erę cyfrowej efektywności. I jedna z najlepszych inwestycji w przyszłość bardzo wielu organizacji.

Liczba dnia

2,27 mld USD

Taką wartość osiągnął globalny rynek systemów RPA w 2021 r., a do końca obecnej dekady ma wzrosnąć do 18,69 mld USD, co oznaczałoby średnioroczny wzrost 22,5 proc. w okresie prognozy od 2022 do 2030 r. – wynika z raportu opublikowanego przez Next Move Strategy Consulting.

5 argumentów za RPA

1. Analiza treści – tego typu narzędzia umieją interpretować tekst, rozumieją dane nieustrukturyzowane, a nawet uczestniczą w czatach i wspierają kadrę zarządzającą w podejmowaniu skomplikowanych decyzji.
2. Automatyzacja workflow – technologia ta może integrować się z różnymi systemami i aplikacjami, co ułatwia przepływ informacji i dokumentów między nimi.
3. Wzrost efektywności i elastyczności biznesowej – program RPA może pracować 24/7 bez przerw i opóźnień, dostosowując się do zmieniających się przepisów, potrzeb i warunków rynkowych.
4. Eliminacja błędów – system wykonuje zadania zgodnie z zaprogramowanymi instrukcjami, dzięki czemu ryzyko pomyłek i nieścisłości znika lub zostaje ograniczone do minimum.
5. Redukcja kosztów pracy – rozwiązanie to zastępuje lub wspiera ludzi w wykonywaniu rutynowych i powtarzalnych zadań, co pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze.