Podatkowa rzeczywistość przedsiębiorców. Między szansą a ryzykiem

Z Danielem Gawryczukiem, dyrektorem zarządzającym TAX SAFE, rozmawiał redaktor naczelny Business Magazine, Robert Gołaszewski.

Robert Gołaszewski: Dla jakiego typu działalności gospodarczej Polska faktycznie oferuje dziś konkurencyjne warunki podatkowe, a dla kogo ta narracja jest bardziej mitem niż realną korzyścią?

Daniel Gawryczuk: Od lat słyszymy, że Polska to dobre miejsce do prowadzenia biznesu. Że podatki są niskie, system prosty, a przedsiębiorcy mają sprzyjające warunki do rozwoju. Rzeczywistość jest jednak bardziej złożona. Polska faktycznie może być konkurencyjna podatkowo, ale nie dla każdego i nie w każdej sytuacji.

Najwięcej zyskują ci, którzy działają strategicznie i planują finanse z wyprzedzeniem. Przede wszystkim są to firmy technologiczne, IT oraz podmioty prowadzące działalność badawczo-rozwojową, korzystające z rozwiązań takich jak IP Box 5%, ulga B+R czy ulgi na innowacje. W ich przypadku efektywne opodatkowanie może spaść do bardzo niskiego poziomu.

Istotne korzyści osiągają również spółki z o.o. funkcjonujące w modelu estońskiego CIT, pod warunkiem że nie wypłacają zysków. W takiej sytuacji podatek nie jest należny do momentu dystrybucji środków.

Zyskują także eksporterzy i firmy inwestujące w Polskiej Strefie Inwestycji, które mogą korzystać nawet z kilkunastoletniego zwolnienia z CIT. Coraz większe znaczenie mają fundacje rodzinne, pozwalające na długoterminową akumulację kapitału bez CIT przy relatywnie niskim opodatkowaniu wypłat dla beneficjentów.

Warto również wskazać na spółki holdingowe. Od 2022 roku w Polsce funkcjonuje system, który po spełnieniu określonych warunków umożliwia zwolnienie z CIT przy sprzedaży udziałów spółek zależnych oraz zwolnienie 95% dywidend otrzymywanych w ramach grupy. Model holdingowy jest potężnym narzędziem dla przedsiębiorców zarządzających kilkoma podmiotami, na przykład produkcyjnym, handlowym i nieruchomościowym, i chcących utrzymać je w jednej strukturze.

Wracając do estońskiego CIT, należy pamiętać o kluczowych warunkach. Spółka musi zatrudniać określoną liczbę pracowników na etatach. Co najmniej 50% przychodów powinno pochodzić z działalności operacyjnej, czyli ze sprzedaży produktów i usług, a nie z odsetek, dywidend, zysków kapitałowych czy najmu pasywnego. Ponadto spółka nie może posiadać udziałów w innych podmiotach, a jej wspólnikami mogą być wyłącznie osoby fizyczne.

Wielu przedsiębiorców, którzy wdrożyli ten model, nie chce wracać do klasycznego CIT. Powód jest prosty – dopóki zysk nie jest wypłacany, podatek nie jest należny. Oznacza to większą płynność, więcej środków na inwestycje i realnie lepsze możliwości zarządzania rozwojem. Znam przypadki, w których roczne oszczędności sięgają dziesiątek, a nawet setek tysięcy złotych. Co istotne, to nie jest teoria. Nasza kancelaria podatkowa również działa w modelu estońskiego CIT i korzysta z tego rozwiązania w praktyce.

To nie jest instrument zarezerwowany dla dużych graczy. To narzędzie dla tych, którzy chcą budować firmę w długim horyzoncie, reinwestować zyski i systematycznie się rozwijać. W takich przypadkach estoński CIT daje realną przewagę konkurencyjną.

Gdzie obecnie przebiega granica między skuteczną optymalizacją podatkową a ryzykiem zakwestionowania rozwiązań przez organy skarbowe?

Dziś pytanie nie brzmi już, czy optymalizować podatki, lecz jak robić to skutecznie i bezpiecznie. Granica między legalną optymalizacją a ryzykiem z roku na rok staje się coraz węższa. To, co jeszcze kilka lat temu było akceptowane, dziś może zostać uznane za obejście prawa.

Kluczowe pojęcie to „działanie sztuczne”. W praktyce granica pojawia się tam, gdzie brakuje realnego uzasadnienia biznesowego. Organy skarbowe analizują, czy dana konstrukcja ma sens gospodarczy, czy służy wyłącznie obniżeniu podatku.

Przykładem może być spółka, która zamiast wynagrodzenia wypłaca wspólnikom pożyczki, lub holding tworzony tuż przed sprzedażą udziałów wyłącznie w celu uniknięcia CIT. Z perspektywy prawa korporacyjnego wszystko może wyglądać poprawnie, jednak jeżeli fiskus uzna brak uzasadnienia gospodarczego, może zastosować klauzulę GAAR, czyli ogólną klauzulę przeciwko unikaniu opodatkowania.

Ryzyko zwiększają schematy bez faktycznej działalności operacyjnej, podmioty istniejące wyłącznie na papierze, masowo kopiowane rozwiązania z internetu bez dopasowania do realiów konkretnej firmy, ukryte wypłaty zysków poprzez zawyżone najmy, premie czy pożyczki bez realnej intencji zwrotu, a także brak dokumentacji uzasadniającej podejmowane decyzje. Jeżeli przedsiębiorca nie jest w stanie wykazać, dlaczego podjął określone działania, jego pozycja w sporze z organem jest słaba.

Bezpieczeństwo daje planowanie z wyprzedzeniem, współpraca z doradcą mającym doświadczenie kontrolne oraz skrupulatne dokumentowanie decyzji biznesowych – uchwał, analiz, umów i protokołów. W przypadku większych projektów warto rozważyć interpretacje indywidualne lub opinie zabezpieczające.

Granica między optymalizacją a ryzykiem nie leży dziś wyłącznie w przepisie, lecz w intencji, dokumentacji i konsekwencji działania. Jeżeli przedsiębiorca potrafi uzasadnić swoje decyzje gospodarczo, działa w sposób spójny i transparentny, pozostaje po bezpiecznej stronie. Budowanie struktur wyłącznie w celu „niezapłacenia podatku” to obecnie strategia obarczona wysokim ryzykiem.

Jakie konsekwencje operacyjne i kontrolne niesie ze sobą obowiązkowe wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur i od kiedy przedsiębiorcy powinni traktować go jako standard?

Krajowy System e-Faktur to jedno z największych narzędzi fiskalnych wdrożonych w ostatnich latach. Choć dla wielu przedsiębiorców temat wydaje się techniczny, w praktyce dotyczy niemal każdej firmy, niezależnie od branży. System wprowadza nową jakość w zakresie kontroli podatkowej, której skali wciąż nie wszyscy są świadomi.

KSeF funkcjonuje od 1 lutego 2026 roku. Obowiązek wystawiania faktur w systemie od tej daty dotyczy największych podmiotów przekraczających 200 mln zł obrotu, natomiast odbieranie faktur poprzez KSeF staje się powszechną praktyką. Coraz więcej firm nie przesyła już dokumentów e-mailem, a jedynie informuje kontrahenta o konieczności ich pobrania z systemu.

Faktury ustrukturyzowane to kierunek nieunikniony, dlatego KSeF należy traktować jako standard już teraz. Wymaga to wdrożenia odpowiednich mechanizmów akceptacji dokumentów i kontroli płatności. W dobie automatyzacji obiegu dokumentów oraz płatności zbiorczych rośnie ryzyko opłacenia faktury bezzasadnej lub wystawionej na inną kwotę niż uzgodniona z kontrahentem. Do końca 2026 roku nie są przewidziane sankcje za odrzucanie zasadnych faktur, jednak od 1 stycznia 2027 roku kary będą istotne i mogą wynosić 23% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze, a w przypadku faktur zwolnionych 18,6%.

W odpowiedzi na te wyzwania w Tax Safe opracowaliśmy aplikację TaxSync do obsługi obiegu dokumentów, w tym integracji z KSeF oraz systemami open banking. Po zaksięgowaniu wpłaty system automatycznie rozpoznaje płatność dzięki technologii AI i oznacza ją w systemie. Klienci mogą również korzystać z wirtualnych doradców podatkowych dostępnych całodobowo w formie czatu lub telefonu.

Aplikacja jest dostosowywana indywidualnie do potrzeb firmy i stanowi centralne narzędzie zarządzania, zintegrowane z rachunkowością zarządczą, umożliwiające podgląd wyników finansowych w czasie rzeczywistym, bez konieczności oczekiwania na zamknięcie miesiąca.

Warto pamiętać, że do 2030 roku rozwiązania analogiczne do KSeF mają funkcjonować w całej Unii Europejskiej, co w perspektywie przyniesie uproszczenia w rozliczeniach VAT pomiędzy państwami.

Operacyjnie oznacza to pełną digitalizację fakturowania. Faktura wysłana do KSeF staje się oficjalna dopiero po nadaniu jej numeru przez system. Dane muszą być zgodne ze strukturą XML, a każdy błąd skutkuje odrzuceniem dokumentu. Konieczna jest integracja z systemami księgowymi oraz zmiana procedur wewnętrznych.

Obiegu dokumentów z kontrahentami. Po wysłaniu faktury nie ma możliwości jej edycji – ewentualne zmiany wymagają wystawienia korekty.

Z perspektywy kontrolnej organy skarbowe zyskują wgląd w dane w czasie rzeczywistym. Kończy się możliwość manipulowania datą wystawienia dokumentu, ponieważ data w systemie odpowiada dacie jego przesłania. Skraca się również czas reakcji organów na ewentualne nieprawidłowości.

KSeF nie jest wyłącznie zmianą technologiczną. To fundamentalna zmiana relacji między przedsiębiorcą a administracją skarbową. Ci, którzy potraktują go jako element strategii zarządczej, a nie wyłącznie obowiązek, mogą zyskać przewagę organizacyjną i większą kontrolę nad finansami firmy.

Jakie planowane zmiany podatkowe mogą w najbliższym roku w istotny sposób wpłynąć na decyzje przedsiębiorców i jakie działania warto podjąć z wyprzedzeniem?

Choć wiele zapowiadanych reform nie weszło jeszcze w życie, ich kierunek jest wyraźny. Administracja skarbowa konsekwentnie zmierza w stronę cyfryzacji, dalszego uszczelniania systemu, większej kontroli nad formami współpracy oraz ograniczania agresywnych optymalizacji. Dla przedsiębiorców oznacza to jedno – konieczność planowania z wyprzedzeniem, zanim zmiany bezpośrednio wpłyną na strukturę biznesu.

Jedną z istotnych propozycji jest podniesienie stawki ryczałtu do 17% dla jednoosobowych działalności gospodarczych świadczących usługi na rzecz podmiotów powiązanych, w szczególności spółek, w których przedsiębiorca posiada udziały lub jest z nimi powiązany osobowo. Dziś w wielu przypadkach stosowane są stawki 8,5% lub 12%. Po ewentualnej zmianie model polegający na fakturowaniu „własnej” spółki może przestać być opłacalny.

To uderzyłoby w popularny schemat, w którym wspólnik, członek zarządu czy menedżer wystawia spółce faktury w ramach JDG opodatkowanej ryczałtem, co bywa tańszą alternatywą wobec etatu. Podniesienie stawki do 17% w wielu przypadkach zniweluje przewagę podatkową tego rozwiązania.

Już dziś warto przeanalizować powiązania właścicielskie i osobowe w grupie, realne oszczędności wynikające z obecnego modelu oraz rozważyć alternatywy, takie jak klasyczna dywidenda, wynagrodzenie członka zarządu czy przejście na estoński CIT.

Kolejną istotną propozycją jest rozszerzenie uprawnień Państwowej Inspekcji Pracy, która mogłaby z urzędu przekwalifikować umowę B2B lub cywilnoprawną na umowę o pracę, nawet z mocą wsteczną. W takim scenariuszu przedsiębiorca musiałby uregulować zaległe składki ZUS, odsetki oraz ewentualne sankcje.

Analizie miałyby podlegać m.in. takie elementy jak podporządkowanie służbowe, wykonywanie pracy w stałym miejscu oraz w określonych godzinach. Spełnienie części tych przesłanek może rodzić ryzyko zakwestionowania współpracy jako faktycznego stosunku pracy. Dla firm szeroko korzystających z modelu samozatrudnienia oznacza to istotne ryzyko finansowe.

Warto już teraz przejrzeć umowy z osobami współpracującymi w formule JDG lub zlecenia, zweryfikować rzeczywisty sposób wykonywania pracy oraz skonsultować strukturę zatrudnienia z doradcą podatkowym, który ponosi odpowiedzialność zawodową za udzielane rekomendacje.

Nie można również pominąć tematu Krajowego Systemu e-Faktur. Terminy jego obowiązkowego wdrożenia były już kilkukrotnie przesuwane, jednak sam kierunek zmian pozostaje niezmienny – pełna cyfryzacja obiegu faktur jest przesądzona. KSeF oznacza odejście od dokumentów PDF wysyłanych e-mailem, brak możliwości wystawiania faktur z datą wsteczną oraz bieżący wgląd organów w obrót gospodarczy.

To wymaga integracji systemów księgowych i sprzedażowych z KSeF oraz dostosowania procedur wewnętrznych. Wdrożenie powinno być zaplanowane z odpowiednim wyprzedzeniem, obejmować audyt obecnych systemów ERP, testy wewnętrzne oraz szkolenie zespołu.

Równolegle rosną koszty pracy. Wzrost płacy minimalnej, obciążenia składkowe oraz utrzymująca się konstrukcja składki zdrowotnej powodują, że koszty zatrudnienia stają się jednym z kluczowych wyzwań sektora MŚP. Naturalną reakcją przedsiębiorców jest poszukiwanie elastycznych form współpracy, jednak właśnie te modele znajdują się obecnie pod szczególną uwagą organów.

Dlatego konieczna jest kompleksowa analiza struktury zatrudnienia, porównanie całkowitego kosztu pracownika w różnych modelach oraz ewentualne rozważenie outsourcingu czy reorganizacji funkcji w ramach grupy, oczywiście w granicach obowiązującego prawa.

Wspólnym mianownikiem wszystkich planowanych zmian jest rosnący nacisk na compliance, czyli zgodność z przepisami i transparentność działania. Dziś nie wystarczy odpowiedzieć na pytanie, jak zapłacić mniej podatku. Kluczowe staje się to, czy struktura firmy wytrzyma ewentualną kontrolę oraz czy przedsiębiorca dysponuje odpowiednią dokumentacją, procedurami i uzasadnieniem biznesowym swoich decyzji.

Zmiany w raportowaniu JPK, rozwój e-fakturowania, analiza powiązań w grupach kapitałowych czy weryfikacja stosowanych ulg wskazują na coraz bardziej systemowe podejście administracji do kontroli podatkowej.

Najbliższy rok to dobry moment na spokojną analizę, audyt wewnętrzny i uporządkowanie struktury organizacyjnej. Kiedy zmiany wejdą w życie, przestrzeń na reakcję będzie znacznie mniejsza. Przedsiębiorcy, którzy przygotują się wcześniej, zyskają nie tylko bezpieczeństwo, ale także przewagę konkurencyjną.

Jakie są pana dalsze plany rozwoju biznesu i w jakim kierunku, z perspektywy zmian podatkowych oraz sieci franczyzowej, będzie ewoluować działalność, którą dziś pan prowadzi?

Rozwój Tax Safe od początku był ściśle powiązany z dynamiką zmian w przepisach, ale przede wszystkim z realnymi potrzebami przedsiębiorców. Samo otwieranie kolejnych biur nie jest celem. Kluczowe jest budowanie struktury, która nadąża za regulacjami, zapewnia klientom bezpieczeństwo i jednocześnie daje realną wartość naszym franczyzobiorcom.

Z perspektywy zmian podatkowych widzimy wyraźny trend w kierunku pełnej cyfryzacji, automatyzacji raportowania oraz zwiększonej transparentności wobec administracji skarbowej. Dlatego naszym strategicznym kierunkiem jest dalszy rozwój technologii wspierających księgowość, podatki i zarządzanie finansami w czasie rzeczywistym. Chcemy, aby Tax Safe był nie tylko biurem rachunkowym, lecz centrum kompetencyjnym łączącym doradztwo podatkowe, narzędzia technologiczne i wsparcie strategiczne dla biznesu.

Rozwijamy rozwiązania oparte na integracji z KSeF, systemami bankowymi i narzędziami analitycznymi, tak aby przedsiębiorca miał pełną kontrolę nad swoją sytuacją podatkową i płynnością finansową. W obliczu coraz bardziej złożonych regulacji rośnie znaczenie bieżącej analizy danych, a nie wyłącznie rozliczeń historycznych. W tym kierunku będziemy konsekwentnie inwestować.

Jeżeli chodzi o sieć franczyzową, naszym celem jest dalsza profesjonalizacja i standaryzacja procesów. Chcemy budować silne, lokalne centra doradcze działające pod wspólną marką, ale oparte na jednolitych procedurach, wysokich standardach obsługi i stałym wsparciu merytorycznym.

Franczyzobiorca nie może być pozostawiony sam sobie w obliczu zmieniających się przepisów. Dlatego rozwijamy centralne zaplecze eksperckie oraz systemy szkoleniowe, które umożliwiają szybkie reagowanie na zmiany legislacyjne.

Widzimy również rosnące zapotrzebowanie na specjalizację – w obszarze fundacji rodzinnych, estońskiego CIT, restrukturyzacji czy modeli holdingowych. W związku z tym planujemy rozwój wyspecjalizowanych zespołów eksperckich, które będą wspierać zarówno klientów, jak i partnerów franczyzowych w bardziej złożonych projektach.

Naszą ambicją jest budowa ogólnopolskiej, silnej struktury doradczej, która łączy kompetencje podatkowe, technologię i skalę działania. Zmiany w przepisach będą następować coraz szybciej. My chcemy nie tylko na nie reagować, lecz je wyprzedzać i przygotowywać przedsiębiorców na to, co dopiero nadchodzi.

Dziękuję za rozmowę. Wchodzimy w erę pełnej transparentności podatkowej. Firmy, które dziś budują świadome struktury i inwestują w kompetencje, jutro będą wygrywać.