Skuteczny system workflow – jaki powinien być?

Wykorzystanie systemów do zarządzania przepływem pracy pozwala przedsiębiorstwom oszczędzać pieniądze i czas. Czym powinno cechować się skuteczne oprogramowanie? Oto kilka podpowiedzi.

Jaki powinien być system workflow dla biznesu?

System workflow to oprogramowanie, którego podstawowym celem jest podnoszenie efektywności pracy w przedsiębiorstwie. Samo pojęcie workflow oznacza przepływ pracy i odnosi się przede wszystkim do wymiany danych wewnątrz organizacji. Odpowiednie rozwiązania technologiczne mogą sprawić, że przepływ pracy stanie się prostszy, szybszy i dużo bardziej efektywny.

Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy pozwala usprawnić szereg procesów biznesowych. Jak? Dzięki odpowiednim systemom można łatwo zaprojektować zdigitalizowaną wersję procesu dotąd odbywającego się w sposób tradycyjny – w systemie ustala się odpowiednie kroki, które prowadzą do wykonania danego zadania lub projektu. Realizacja poszczególnych kroków wymaga – w zależności do danego procesu – zaangażowania pracowników, albo jest automatycznie realizowana przez oprogramowanie.

Systemy workflow mogą skutecznie wspierać Twoich pracowników w ich codziennej pracy. Aby tak się stało, warto postawić oprogramowanie skrojone na miarę potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa.

Czym warto się kierować przy wyborze?

Łatwość obsługi

Powyższa cecha odnosi się do dwóch aspektów: tworzenia obiegów oraz pracy w środowisku cyfrowym. Oprogramowanie powinno mieć prosty, przejrzysty i intuicyjny interfejs, który nie przysporzy trudności w obsłudze . Inaczej, zamiast usprawniać pracę, może zacząć ją utrudniać.

Integracja z innymi systemami

Możliwość zintegrowania platformy z innymi systemami zewnętrznymi może się okazać kluczowa w przypadku firm, które korzystają już z konkretnych rozwiązań technologicznych. Połączenie ze sobą systemów ułatwia przepływ informacji i potrzebnych do realizacji procesów danych. Warto zadbać więc o to, by wybrany system workflow umożliwiał integrację ze wszystkimi wykorzystywanymi w przedsiębiorstwie rozwiązaniami.

Możliwość wprowadzania zmian

Prace nad wdrożeniem systemu workflow, a potem nad dopasowaniem go do swoich potrzeb bywają kosztowne i czasochłonne. Dlatego firmy dbają o to, by dopasować tworzone na bazie takiego systemu rozwiązania do swoich potrzeb. A jednak, dzisiejszy rynek, środowisko biznesowe i zmiany prawne powodują, że to, co dziś zdaje się być idealnym rozwiązaniem, za kilka miesięcy lub lat może już nie spełniać wszystkich potrzeb organizacji.

Wybierając system workflow warto zatem pamiętać, że może się zdarzyć, że w miarę rozwoju biznesu wdrożone rozwiązania będą wymagać modyfikacji.

Większość platform dostępnych na rynku to rozwiązania pudełkowe, oferujące firmom gotowe rozwiązania. Są stosunkowo proste we wdrożeniu, ale mało elastyczne. Modyfikacja takich rozwiązań często okazuje się bardzo kosztowna albo nawet niemożliwa.

Dobry system workflow powinien być zatem elastyczny. Tylko wówczas będzie mógł wspierać zmiany związane z rozwojem organizacji. Warto postawić na oprogramowanie nie tylko podatne na modyfikacje, ale i oferujące możliwość wprowadzenia natychmiastowych zmian.

Audytowalność & transparentność danych

Warto wybrać taki system do zarządzania workflow , który pozwala na automatyczne generowanie raportów. Dzięki nim można dokładnie analizować przebieg poszczególnych procesów, a także monitorować ich skuteczność. Analiza takich informacji i wdrożenie odpowiednich działań może się przełożyć na wzrost efektywności pracy, poprawę komunikacji w zespole, lepszą obsługę klientów biznesowych czy wyższą sprzedaż.

Podsumowanie

System do zarządzania przepływem pracy powinien rozwijać się wraz z Twoją firmą. Jego funkcjonalności warto dopasować do potrzeb, charakteru oraz skali przedsiębiorstwa. Zwróć uwagę, czy oprogramowanie zagwarantuje Ci elastyczność, intuicyjny i prosty w obsłudze interfejs oraz możliwość użytecznej analizy danych. Zastanów się również, czy łatwo zintegrujesz je z zewnętrznym oprogramowaniem, którego być może używasz.