Fiskus wie coraz więcej, czy równie dużo rozumie?

Jeszcze kilka lat temu przedsiębiorca mógł zakładać, że państwo widzi jedynie fragment jego działalności. Dziś sytuacja wygląda zupełnie inaczej. Czy administracja rzeczywiście potrafi skutecznie wykorzystać ten ogrom informacji? W rozmowie z Danielem Gawryczukiem, doradcą podatkowym i założycielem firmy Tax Safe, rozmawiamy nie tylko o możliwościach fiskusa, ale również o granicach jego skuteczności, bezpieczeństwie danych przedsiębiorców oraz o tym, jak w epoce pełnej transparentności zmienia się filozofia prowadzenia biznesu.

 

RED.: Wiemy, że do fiskusa trafiają w tej chwili już wszystkie dane jakie są istotne dla przedsiębiorców, wystawione i otrzymane faktury czy informacje o wszystkich ruchach na koncie. Ale jaka jest zdolność urzędu aby zapanować nad takim ogromem informacji. Czego powinniśmy się obawiać, a czego nie?

Daniel Gawryczuk: W praktyce odpowiedź jest bardziej złożona, niż mogłoby się wydawać. Administracja skarbowa oczywiście nie analizuje wszystkiego ręcznie. Przy skali danych, jakie trafiają dziś do systemów państwowych, byłoby to po prostu niemożliwe. Kluczową rolę odgrywają natomiast algorytmy, systemy analityczne oraz automatyczne modele wykrywania ryzyka. Fiskus coraz rzadziej działa na ślepo. Najpierw system wskazuje sytuacje odbiegające od określonych schematów, a dopiero później sprawa trafia do urzędnika.

To właśnie dlatego przedsiębiorcy nie powinni dziś obawiać się pojedynczych pomyłek księgowych czy drobnych błędów formalnych. Administracja koncentruje się przede wszystkim na sytuacjach, które wyglądają nielogicznie albo sztucznie z perspektywy struktury danych. Szczególne zainteresowanie budzą więc nagłe spadki dochodów, wysokie koszty bez wyraźnego uzasadnienia biznesowego, wieloletnie straty, nietypowe przepływy pomiędzy podmiotami powiązanymi czy sytuacje, w których styl życia przedsiębiorcy wyraźnie nie odpowiada deklarowanym dochodom.

W praktyce największym problemem bardzo często nie jest agresywna optymalizacja podatkowa, ale chaos organizacyjny. Mieszanie finansów prywatnych z firmowymi, przypadkowe transfery pomiędzy spółkami czy brak dokumentacji uzasadniającej określone operacje powodują, że nawet legalne transakcje zaczynają wyglądać podejrzanie z perspektywy systemów analitycznych.

Warto też pamiętać, że fiskus coraz częściej analizuje nie tylko samą firmę, ale cały obraz przedsiębiorcy. Znaczenie mają już nie wyłącznie deklaracje podatkowe, ale również poziom życia, inwestycje, nieruchomości, leasingi, zagraniczne rachunki czy aktywność pomiędzy podmiotami powiązanymi. W świecie pełnej cyfryzacji danych najważniejsza staje się przejrzystość, logiczna struktura biznesu oraz dobrze przygotowana dokumentacja potrafiąca uzasadnić gospodarczy sens podejmowanych działań.

Skoro administracja ma dostęp do wszystkich danych, to jaki sens mają kontrole? Czy teraz będzie ich więcej czy mniej? Jaki będą miały charakter?

Współczesna kontrola coraz rzadziej polega na szukaniu czegokolwiek. Fiskus najczęściej przychodzi już z określoną wiedzą, konkretnymi danymi i wcześniej przygotowaną analizą. To algorytmy oraz systemy analityczne typują dziś przedsiębiorców, których działalność odbiega od przyjętych schematów lub wskaźników charakterystycznych dla danej branży. Dopiero później sprawa trafia do urzędnika.

To oznacza, że administracja nie musi już prowadzić masowych, przypadkowych kontroli. Kontroli może być mniej, ale będą one zdecydowanie bardziej precyzyjne i celowane. Fiskus coraz częściej koncentruje się na podmiotach, które system uzna za potencjalnie podejrzane, na przykład wykazujących nietypowo wysokie koszty, nielogiczne spadki dochodów, permanentne straty albo rozbieżności pomiędzy danymi różnych kontrahentów.

Coraz większego znaczenia nabierają również tak zwane czynności sprawdzające. W praktyce przedsiębiorcy znacznie częściej niż pełnej kontroli doświadczają dziś wezwań do wyjaśnienia konkretnej transakcji, dosłania dokumentów lub odpowiedzi na pytania dotyczące określonych operacji gospodarczych. Urząd zwykle już wie, czego szuka, potrzebuje jedynie potwierdzenia danych albo wyjaśnienia ich biznesowego sensu.

I właśnie to jest jedna z największych zmian ostatnich lat. Dzisiaj coraz mniej liczy się sama obecność dokumentu, a coraz bardziej jego ekonomiczne uzasadnienie. Fiskus bada już nie tylko to, czy faktura istnieje, ale również czy za daną operacją stała rzeczywista usługa, realny cel gospodarczy i faktyczna potrzeba biznesowa. Szczególnie uważnie analizowane są dziś transakcje pomiędzy podmiotami powiązanymi, usługi doradcze, wysokie koszty niematerialne czy operacje, które wyglądają na stworzone wyłącznie dla osiągnięcia korzyści podatkowej.

Jak dziś wygląda w praktyce wykrywalność przez fiskusa aktywności podatników za granicą?

W ostatnich latach międzynarodowa wymiana informacji podatkowych została rozwinięta na niespotykaną wcześniej skalę. Administracje skarbowe wielu państw regularnie przekazują sobie dane dotyczące rachunków bankowych, dochodów, odsetek, dywidend czy aktywów posiadanych przez zagranicznych rezydentów podatkowych. W praktyce oznacza to, że polski fiskus może dziś otrzymywać informacje o rachunkach bankowych prowadzonych za granicą, obrotach na tych rachunkach czy dochodach osiąganych poza Polską, i to często bez konieczności wszczynania formalnej kontroli.

Coraz większe znaczenie mają również dane pośrednie. Fiskus analizuje dziś nie tylko same deklaracje podatkowe, ale również przepływy finansowe, transfery między podmiotami, miejsce faktycznego prowadzenia działalności czy rzeczywisty ośrodek życia przedsiębiorcy. W praktyce szczególną uwagę zwracają sytuacje, w których podatnik formalnie deklaruje działalność za granicą, ale faktycznie zarządza biznesem z Polski, mieszka tutaj, posiada rodzinę, nieruchomości i centrum swoich interesów życiowych.

To właśnie dlatego coraz częściej przedmiotem sporów stają się kwestie rezydencji podatkowej oraz miejsca rzeczywistego zarządu spółki. Samo założenie firmy za granicą nie oznacza jeszcze automatycznie, że dochody przestają interesować polski urząd skarbowy. Fiskus coraz dokładniej bada dziś, gdzie rzeczywiście podejmowane są decyzje biznesowe, kto zarządza spółką i gdzie faktycznie wykonywana jest działalność gospodarcza.

W praktyce administracja skarbowa znacznie skuteczniej niż kiedyś wykrywa również transfery majątku pomiędzy państwami. Zakup nieruchomości za granicą, zagraniczne inwestycje, rachunki bankowe, kryptowaluty czy działalność prowadzona przez podmioty powiązane coraz rzadziej pozostają całkowicie niewidoczne dla organów podatkowych. Nie oznacza to oczywiście, że fiskus analizuje każdy przypadek indywidualnie i natychmiast reaguje na każdą zagraniczną aktywność. Nadal ogromną rolę odgrywają systemy analityczne, które typują sytuacje potencjalnie ryzykowne lub nielogiczne z perspektywy deklarowanych dochodów.

Warto jednak podkreślić, że sama zagraniczna działalność nie jest dziś niczym podejrzanym. Coraz więcej przedsiębiorców działa międzynarodowo, inwestuje poza Polską lub prowadzi biznes w kilku krajach jednocześnie. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy struktury zagraniczne są tworzone wyłącznie na papierze, bez rzeczywistego uzasadnienia biznesowego, albo gdy deklaracje podatkowe pozostają w oczywistej sprzeczności z faktycznym sposobem funkcjonowania przedsiębiorcy.

Dzisiejsza rzeczywistość podatkowa coraz bardziej premiuje więc nie ukrywanie aktywności, ale jej prawidłowe uporządkowanie. W przypadku działalności międzynarodowej kluczowe znaczenie ma odpowiednia dokumentacja, realne uzasadnienie biznesowe oraz spójność pomiędzy tym, co przedsiębiorca deklaruje formalnie, a tym, jak faktycznie wygląda jego działalność.

Proszę podać kilka modeli zachowań przedsiębiorców, które prowadzą do problemów z fiskusem. Co wypada robić, a co nie?

Jednym z najczęstszych problemów pozostaje mieszanie finansów prywatnych z firmowymi. Wielu przedsiębiorców nadal traktuje konto firmowe jak przedłużenie prywatnego portfela, opłaca prywatne wydatki z rachunku firmy, wykonuje przypadkowe przelewy pomiędzy kontami albo finansuje prywatny styl życia środkami biznesowymi bez odpowiedniej dokumentacji. Z perspektywy systemów analitycznych taki chaos bardzo szybko zaczyna wyglądać podejrzanie. Im większa skala działalności, tym większego znaczenia nabiera wyraźne oddzielenie majątku prywatnego od firmowego.

Coraz częściej problemy pojawiają się również przy sztucznym generowaniu kosztów. Fiskus szczególnie uważnie analizuje dziś usługi doradcze, marketingowe, konsultingowe czy różnego rodzaju opłaty pomiędzy podmiotami powiązanymi. Sama faktura przestaje być wystarczającą ochroną. Urząd coraz częściej pyta o to, czy za daną usługą rzeczywiście stała konkretna praca, realny efekt biznesowy i gospodarcze uzasadnienie. Tam, gdzie dokumentacja jest ogólna, a przedsiębiorca nie potrafi logicznie wyjaśnić sensu operacji, ryzyko sporu wyraźnie rośnie.

Bardzo niebezpiecznym modelem pozostaje również tworzenie struktur zagranicznych wyłącznie na papierze. Sama spółka za granicą nie jest dziś żadnym problemem, ale fiskus coraz skuteczniej bada, gdzie rzeczywiście zapadają decyzje biznesowe, gdzie znajduje się zarząd i gdzie faktycznie prowadzona jest działalność. Jeżeli przedsiębiorca formalnie przenosi biznes za granicę, ale nadal mieszka w Polsce, pracuje tutaj i z Polski zarządza całą działalnością, administracja bardzo często kwestionuje taki model.

Problemy pojawiają się także wtedy, gdy przedsiębiorca próbuje budować agresywne konstrukcje podatkowe bez odpowiedniego przygotowania biznesowego. W ostatnich latach fiskus dużo skuteczniej analizuje działania wykonywane wyłącznie dla podatku, bez rzeczywistej potrzeby gospodarczej. Dotyczy to zwłaszcza pozornych restrukturyzacji, sztucznego dzielenia działalności czy transferów pomiędzy podmiotami, które nie mają realnego ekonomicznego uzasadnienia.

Co więc warto robić? Przede wszystkim oddzielać finanse prywatne od firmowych, dokumentować rzeczywisty sens operacji gospodarczych, planować działania podatkowe z wyprzedzeniem oraz dbać o spójność pomiędzy deklaracjami a rzeczywistym funkcjonowaniem firmy.

Czego natomiast zdecydowanie nie warto robić? Przypadkowych transferów pieniędzy, pozornych usług, agresywnych optymalizacji z internetu, fikcyjnych kosztów czy zagranicznych struktur, które istnieją wyłącznie formalnie. W świecie pełnej cyfryzacji danych największym ryzykiem staje się dziś nie sam podatek, ale brak logiki i brak spójności w działaniach przedsiębiorcy. Niestety widzimy coraz więcej takich zachowań. A przecież można przeprowadzić konsultacje podatkowe. Koszt godzinnej konsultacji z doradcą podatkowym rzadko przekracza kilkaset złotych, niedawno nasz klient z branży energetycznej zapłacił nam 900 zł, a jego oszczędności podatkowe wyniosły ponad 400 000 zł.

Porozmawiajmy o filozofii biznesu. Przedsiębiorcy mają prawo zakładać, że dane udostępnione urzędom nie są bezpieczne. Skoro wiemy, że gramy w otwarte karty, jak powinna się zmienić strategia przedsiębiorstwa? W jaki sposób możemy dbać o poufność modeli biznesowych? Jak budować i zachowywać przewagę konkurencyjną, skoro wszyscy wiedzą wszystko?

W praktyce oznacza to bardzo istotną zmianę filozofii prowadzenia biznesu. Jeszcze kilka czy kilkanaście lat temu wielu przedsiębiorców budowało poczucie bezpieczeństwa na ograniczonej widoczności swoich działań. Dzisiaj takie podejście przestaje działać. W świecie KSeF, automatycznych analiz, międzynarodowej wymiany informacji podatkowych i cyfrowych przepływów finansowych przedsiębiorca musi zakładać, że administracja widzi znacznie więcej niż kiedyś — a z czasem będzie widziała jeszcze więcej.

To jednak nie oznacza, że firmy tracą możliwość budowania przewagi konkurencyjnej. Wręcz przeciwnie. Zmienia się jedynie źródło tej przewagi. Coraz mniej opłaca się opierać model biznesowy na niewidoczności, a coraz bardziej na jakości organizacji, szybkości działania, know-how, technologii, relacjach z klientami i zdolności do budowania sprawnych struktur biznesowych.

W praktyce przewaga konkurencyjna coraz rzadziej wynika dziś z samego faktu posiadania informacji. Kluczowe staje się to, kto potrafi szybciej wyciągać wnioski, lepiej organizować procesy i skuteczniej zarządzać ryzykiem. Paradoksalnie więc w epoce pełnej transparentności jeszcze większego znaczenia nabiera profesjonalizacja biznesu.

Nie oznacza to oczywiście, że przedsiębiorcy powinni całkowicie rezygnować z dbania o poufność swoich modeli działania. Wręcz przeciwnie, poufność nadal pozostaje niezwykle ważna, ale zmienia się jej charakter. Coraz większego znaczenia nabiera ochrona know-how, technologii, procesów operacyjnych, baz klientów czy strategii rozwoju, a nie samo ukrywanie przepływów finansowych. Nowoczesne przedsiębiorstwa coraz częściej inwestują więc nie tylko w optymalizację podatkową, ale również w cyberbezpieczeństwo, procedury dostępu do informacji, bezpieczeństwo danych oraz odpowiednie struktury właścicielskie.

Zmienia się również podejście do samego planowania podatkowego. Współczesny przedsiębiorca powinien zakładać, że każda struktura biznesowa może zostać kiedyś przeanalizowana przez administrację skarbową. To powoduje, że coraz większego znaczenia nabiera nie tylko zgodność formalna, ale przede wszystkim realne uzasadnienie biznesowe podejmowanych działań. Najbezpieczniejsze stają się dziś modele, które są jednocześnie efektywne podatkowo i nielogiczne gospodarczo.

W praktyce największą przewagą konkurencyjną przyszłości może okazać się właśnie zdolność do funkcjonowania w świecie pełnej transparentności bez chaosu, improwizacji i przypadkowych decyzji. Firmy, które nauczą się działać w sposób uporządkowany, dobrze udokumentowany i strategicznie zaplanowany, prawdopodobnie będą nie tylko bezpieczniejsze podatkowo, ale również znacznie silniejsze biznesowo.

Jak wygląda praktyka, czy istnieją już przypadki przedsiębiorstw poszkodowanych przez konieczność udostępniania wrażliwych danych?

Warto pamiętać, że cyfryzacja administracji nie kończy się już wyłącznie na KSeF czy klasycznej analizie danych podatkowych. Unia Europejska i państwa członkowskie bardzo wyraźnie zmierzają dziś w kierunku regulowania oraz jednoczesnego wykorzystywania sztucznej inteligencji w administracji i biznesie. Już od 1 sierpnia 2024 roku wszedł w życie unijny AI Act - pierwsza na świecie kompleksowa regulacja dotycząca sztucznej inteligencji.

Pierwsze realnie obowiązujące przepisy AI Act zaczęły być stosowane od 2 lutego 2025 roku. Obejmują one między innymi zakaz niektórych praktyk AI uznanych za szczególnie niebezpieczne oraz obowiązek budowania kompetencji pracowników w zakresie korzystania ze sztucznej inteligencji. Kolejne etapy wdrażania regulacji będą następowały sukcesywnie w latach 2025–2026, obejmując coraz szersze obowiązki dla firm, dostawców systemów AI oraz administracji publicznej.

W praktyce oznacza to, że możliwości automatycznej analizy danych będą rosły już nie liniowo, ale wykładniczo. Państwo coraz wyraźniej zmierza w kierunku wykorzystania systemów AI do analizy dokumentów, akt, faktur, przepływów finansowych czy wykrywania nietypowych schematów zachowań podatników. To, co jeszcze kilka lat temu wymagało pracy wielu urzędników, coraz częściej może być analizowane automatycznie przez systemy oparte na sztucznej inteligencji.

To właśnie dlatego bezpieczeństwo danych oraz kontrola nad informacją stają się dziś jednym z najważniejszych elementów nowoczesnego biznesu. Coraz więcej przedsiębiorców zaczyna rozumieć, że korzystanie z popularnych, otwartych modeli AI wiąże się również z ryzykiem wypływu danych poza organizację. Wiele publicznych systemów opartych o modele generatywne wymaga bardzo ostrożnego podejścia przy przetwarzaniu dokumentów zawierających dane podatkowe, biznesowe czy strategiczne informacje przedsiębiorstwa.

Dlatego w naszej Kancelarii Tax Safe postawiliśmy na zupełnie inne podejście. Posiadamy własny, wewnętrzny silnik AI działający w zamkniętym środowisku, który nie opiera się na publicznych rozwiązaniach open source wykorzystywanych masowo przez tysiące podmiotów. Nasi agenci AI funkcjonują w architekturze, w której dane klientów nie są wypuszczane poza środowisko kancelarii ani wykorzystywane do trenowania zewnętrznych modeli, jak może to mieć miejsce przy korzystaniu z popularnych narzędzi AI typu Chat GPT czy Gemini.

Dla nowoczesnych kancelarii podatkowych i przedsiębiorstw staje się to dziś absolutnie kluczowe. W świecie, w którym dane biznesowe mają coraz większą wartość, przewagę budują nie tylko ci, którzy potrafią korzystać ze sztucznej inteligencji, ale przede wszystkim ci, którzy potrafią robić to bezpiecznie i z pełną kontrolą nad informacją.

Na koniec podsumujmy, czego przedsiębiorcy powinni się realnie obawiać, a w jakim zakresie przeceniają możliwości urzędów skarbowych

To bardzo ciekawe pytanie, bo w praktyce obawy przedsiębiorców dotyczą dziś już nie tylko samego fiskusa, ale również bezpieczeństwa danych biznesowych. Wraz z postępującą cyfryzacją państwo otrzymuje dostęp do ogromnej ilości informacji o firmach, od pełnych danych fakturowych po szczegółowe informacje dotyczące przepływów finansowych, kontrahentów, cen, marż czy modeli współpracy. Naturalne jest więc pytanie, czy tak duża koncentracja danych nie tworzy jednocześnie nowych ryzyk dla przedsiębiorców.

Na razie nie doszło w Polsce do dużego, oficjalnie potwierdzonego wycieku danych z systemów podatkowych, który sparaliżowałby rynek lub ujawnił strategiczne informacje przedsiębiorstw. Ministerstwo Finansów wielokrotnie podkreślało, że systemy takie jak KSeF są odpowiednio zabezpieczone. Jednocześnie trudno ignorować fakt, że wraz z centralizacją danych rosną również obawy przedsiębiorców. W praktyce wiele firm nie boi się dziś wyłącznie samego fiskusa, ale również: potencjalnych cyberataków, ryzyka nieuprawnionego dostępu do informacji, wycieku danych handlowych, ujawnienia siatki kontrahentów, poziomów cen, marż czy strategii zakupowych i sprzedażowych.

To właśnie dlatego KSeF od początku wzbudzał bardzo duże emocje w środowisku biznesowym. Część przedsiębiorców oraz ekspertów zwraca uwagę, że system gromadzący miliony faktur staje się jednocześnie ogromnym repozytorium niezwykle wrażliwych danych gospodarczych. W debacie publicznej wielokrotnie pojawiały się pytania o bezpieczeństwo informacji handlowych oraz ryzyko ich wycieku.

W praktyce warto jednak zauważyć, że ryzyko dla przedsiębiorstw nie musi oznaczać wyłącznie spektakularnego wycieku danych. Znacznie częściej problem pojawia się w mniej widowiskowy sposób, poprzez utratę przewagi informacyjnej. Jeżeli państwo ma dostęp do pełnych danych o strukturze biznesu, kontrahentach czy przepływach finansowych, przedsiębiorcy zaczynają zakładać, że tradycyjna przewaga oparta na ograniczonej widoczności działalności po prostu zanika.

To powoduje bardzo ciekawą zmianę filozofii prowadzenia biznesu. Coraz większego znaczenia nabiera nie samo ukrywanie danych, ale budowanie przewagi w obszarach trudniejszych do skopiowania: know-how, organizacji procesów, technologii, relacji z klientami, szybkości działania, jakości zarządzania oraz zdolności do skalowania biznesu.

W praktyce nowoczesne przedsiębiorstwa coraz częściej zakładają, że pewien poziom transparentności staje się nieunikniony. Dlatego zamiast budować bezpieczeństwo wyłącznie na poufności, inwestują w: cyberbezpieczeństwo, ochronę know-how, ograniczanie dostępu do strategicznych informacji, odpowiednie procedury wewnętrzne, oraz profesjonalne struktury organizacyjne.

Na szczęście zasady są te same dla wszystkich, a więc paradoksalnie era pełnej cyfryzacji będzie premiować najlepiej zarządzane firmy. W świecie, w którym dane stają się coraz bardziej dostępne, największą wartością przestaje być sama informacja, a zaczyna być zdolność do jej właściwego wykorzystania, interpretacji i ochrony.