Zarządzaj swoim czasem i energią

Dla wielu z nas doba to tylko 24 godziny. Lista rzeczy do zrobienia nie ma końca… a presja wciąż narasta. Jak efektywnie zarządzać swoim czasem i energią?

Przygotuj swoją listę

Zadania do wykonania potraktuj w kategorii celów, które chcesz osiągnąć. Zaplanuj je strategicznie.  Zastanów się do kiedy powinny być zrealizowane. Do poszczególnych celów (głównych) dopisz mniejsze zadania (pod cele). Takie podejście sprawi, że plan będzie jasny i przejrzysty, a Tobie ułatwi przydzielenie zadań poszczególnym osobom.

Wyznacz priorytety

Przyjrzyj się swojej liście „rzeczy do zrobienia”. Sprawdź, ile z nich dotyczy Ciebie i Twoich spraw, a ile to prośby Twoich znajomych, współpracowników i przyjaciół.

Pomóc Ci może narzędzie - Macierz Eisenhowera zwana również Matrycą Priorytetów.

Jest jednym z najbardziej skutecznych metod planowania swojego czasu.

Spośród listy wyselekcjonuj jako pierwsze zadania ważne i pilne, a następnie: ważne, ale niepilne oraz pilne, ale mało ważne.

• Ważne i pilne - są to rzeczy, które powinniśmy zrealizować jak najszybciej (w pierwszej kolejności), ponieważ mogą nieść za sobą poważne konsekwencje. Należeć do nich mogą kryzysowe sytuacje czy skutki wcześniejszych zaniedbań, np. wezwanie do Urzędu Skarbowego.
• Ważne, ale niepilne - to rzeczy, których realizację warto zaplanować strategicznie. Są dla nas ważne, ale odhaczać je możemy stosując małe kroki np. przygotowania do projektu X, który ruszy w przyszłym roku.
• Nieważne, ale pilne - to zadania, które powinniśmy zrobić w drugiej kolejności albo zlecić komuś innemu ich wykonanie. Z uwagi na to, że nie są dla nas ważne, nie mamy wewnętrznej motywacji i często odpuszczamy, zaniedbując je. Wymagają one szybkiej realizacji, więc nie powinny czekać.
• Nieważne i niepilne - dlaczego więc mamy je realizować? Zastanów się, ile zadań na twojej liście jest w tej grupie. Zadaj sobie pytanie dlaczego się tu znalazły? To pożeracze twojego czasu i energii.

Metoda małych kroków

Do każdego dużego celu przygotuj mniejsze.

Np. Kiedy twoim celem głównym jest napisanie artykułu do przyszłego poniedziałku, to mniejszymi zadaniami będą:

• przejrzenie literatury branżowej, badań naukowych w celu inspiracji i zaplanowania tematu
• przygotowanie haseł/punktów, które chcesz zawrzeć w tekście
• roboczy plan artykułu

Odhaczaj i celebruj

Nic tak nie utrzymuje motywacji wewnętrznej na wysokim poziomie jak poczucie, że jesteśmy efektywni i skuteczni w naszych założeniach.

Przypisane na konkretny dzień/ tydzień zadania wykreślaj po ich załatwieniu. Nie zapomnij o celebrowaniu drobnych sukcesów. Doceniaj to, co robisz. Poczuj satysfakcję. Dzięki temu zadbasz o swój dobrostan fizyczny i psychiczny. Zrób coś dla siebie, tak dla równowagi.

Równowaga

Jak chciałbyś, aby wyglądał twój dzień, tydzień? Ile w nim czasu na pracę, spotkania z przyjaciółmi, pasje, rodzinę? Spójrz na swoje życie przez pryzmat ćwiczenia „Koło życia”.

Narysuj koło i podziel je dowolnie na 6 lub 8 części. Każdej z części przypisz obszar swojego życia, np.: rodzina, miłość, zdrowie, praca, pasja, rozwój osobisty, podróże, przyjaciele…

Wpisz wartości dla Ciebie ważne.

Następnie oceń każdą z części w skali od 0 (środek koła) do 10 (wartość na obwodzie koła). Jak na ten moment wyglądają poszczególne obszary twojego życia? Zamaluj je przyznając konkretną wartość. Spójrz na swoje pomalowane obszary. Czy panuje w nich równowaga? Widzisz te zaniedbane,  które wymagają teraz twojej uwagi?

Celem ćwiczenia jest uświadomienie sobie jak na ten moment rozkładamy nasze siły, energię, uwagę. To, o co warto zadbać to równowaga. Popracuj nad obszarami, które tego wymagają. Zacznij od zadania sobie pytań - Co wpłynęło na tak niską ocenę tego obszaru? Co mogę zrobić już dziś, żeby popracować nad nim? Kiedy będę wiedział, że osiągnąłem założone cele? Co się musi wydarzyć? Co będę czuł? …

Motywacja

Co znajduje się na Twojej liście rzeczy do zrobienia? To, co chcesz czy musisz zrobić?

Pielęgnuj motywację wewnętrzną czyli powody, dla których chcesz podjąć się realizacji różnych zadań. Dzięki takiemu podejściu będziesz bardziej efektywny.

---

Marta Osuch - psycholog ze specjalnością: psychologia zmiany, specjalista ds. zarządzania zasobami ludzkimi, trenerka rozwoju osobistego i zawodowego, prelegentka TEDx SGH 2019, ekspertka w audycjach radiowych i programach telewizyjnych, autorka artykułów na temat roli psychologii w biznesie, organizatorka akcji społecznej „Sama Definiuję Swój Sukces” i inicjatywy Projektantki Sukcesu, założycielka firmy Psychology & Business.