Czym kierować się przy wyborze biura

Rozwiązania flex’owe w ogólnie niestabilnej sytuacji na rynku

Według najnowszych statystyk opublikowanych w EUROSTAT Polska jest na siódmym miejscu na 27 krajów Unii Europejskiej oraz państw w trakcie procesu transpozycji pod względem tygodniowej ilości godzin spędzonych w pracy. Polacy pracują aż 40,1 godzin tygodniowo. Dla przykładu Holendrzy tylko 30,3 godzin a rekordziści: Grecy 41,8 godzin i Turcy 44,5  godzin tygodniowo. Wybór miejsca pracy powinien być dobrze przeanalizowany szczególnie przebywając 1/3 naszego życia w pracy. Ma to bowiem ogromy wpływ na  nasze zdrowie, wydajność i rozwój biznesu. Zatem czym kierować się przy wyborze miejsca pracy?

Obecna sytuacja w Polsce i na świecie związana z COVID-19 zmienia i uświadamia nam jakie tak naprawdę są nasze preferencje i potrzeby dotyczące miejsca pracy. Jesteśmy obecnie mniej mobilni i pracujemy często hybrydowo łącząc biuro z domem. Widzimy niejednokrotnie jak miejsce pracy wpływa na naszą wydajność, zdrowie, poziom stresu itd. Jest wielu zwolenników pracy zdalnej w zaciszu domowym jednak nie jest ona dla każdego, nie każdy ma wspomniane zacisze domowe, warunki mieszkaniowe czy odpowiednio wyposażone ergonomiczne stanowisko pracy. Nie każdy dobrze znosi samotność, rutynę i odseparowanie od społeczeństwa/ kolegów z pracy. W dobie potrzeby kontaktów międzyludzkich, chęci powrotu do normalności okazuje się, że praca w biurze daje nam ogromne korzyści.

Samopoczucie Polaków w 2020 roku uległo wyraźnemu pogorszeniu w stosunku do roku 2019, co ewidentnie jest powiązane z wybuchem pandemii COVID-19 i wyjątkowym doświadczeniem domowej izolacji, zdalnego nauczania/ pracy i braku kontaktu z ludźmi. Nasilone są negatywne emocje, zwłaszcza poczucie bezradności (44% wobec 31% wśród ogółu), depresja (32% w stosunku do 21% wśród ogółu), a także zniechęcenie i znużenie (47% wobec 36% wśród ogółu).

Dla blisko 40% społeczeństwa - bardzo dotkliwa była izolacja w związku z obowiązującymi obostrzeniami już na początku pandemii.

Czym powinniśmy się kierować aby miejsce pracy pracowało na nasz biznes, wydajność, zdrowie i ogólnie pojęte szczęście?

Pierwsze pytanie które należy sobie zadać przy wyborze biura to jaki rodzaj najmu będzie dla nas najkorzystniejszy tzn. czy będzie to tradycyjny wieloletni najem na powierzchni biurowej czy może lepiej postawić na biura FLEX (coworki, serwisowane, hybrydy) z elastyczną formą najmu.

Każdy rodzaj najmu ma swoje zalety ale też wady, decyzja powinna być dokładnie przeanalizowana i dostosowana do naszych potrzeb, zarówno tych na teraz, jak i w przyszłości biorąc pod uwagę sytuację na rynku.

Najważniejsza różnicą jest czas trwania Umowy. Najem tradycyjny to Umowy z reguły 5-10 letnie, biura FLEX oferują elastyczną formę najmu. Umowę możemy podpisać zarówno na wskazany przez nas czas określony jak również na czas nieokreślony np. z 1-miesiecznym okresem wypowiedzenia. Jeśli rozwijamy nowy biznes, projekt, rekrutujemy nowych pracowników i nasza sytuacja finansowa nie jest w pełni ustabilizowana lub nie mamy pewności jak nasz biznes będzie się rozwijać w bliskiej przyszłości lepiej postawić na rozwiązanie FLEX. Pozwoli to zoptymalizować koszty, ograniczyć ryzyko początkowego przeinwestowania biznesu, powiększać/ zmniejszać elastycznie biuro w zależności od potrzeb w trakcie rozwoju spółki, unikając drogich inwestycji fit-out przy jednoczesnych atrakcyjnych benefitach jakie dają Operatorzy FLEX z racji podpisania Umowy najmu.

Jak podaje COIG co roku w Polsce powstaje od ok 250 do 360 tysięcy nowych firm. Większość z nich przestaje istnieć w ciągu pierwszych pięciu lat od momentu pojawienia się na rynku. Według Euler Hermes po pierwszym roku działalności w Polsce upada 30%, a po pięciu latach – 70% małych i średnich firm. Warto zatem mieć na uwadze rodzaju najmu.

Kolejny i najważniejszy krok to wybór lokalizacji, która jest kluczowa dla prowadzenia biznesu i będzie stanowić o naszej atrakcyjności jako pracodawcy oraz stanie się decydującym narzędziem w walce o pozycję na rynku. Będzie również odgrywać kluczową rolę we współpracy z klientami, w walce z konkurencją,  pozyskiwaniem nowych wykwalifikowanych pracowników czy utrzymaniem obecnych (często przy relokacji naszego biura). Warto zaznaczyć, że Operatorzy FLEX posiadają w swojej ofercie biura wirtualne oraz usługi księgowe co pozwala nam zrobić pierwszy formalny krok w celu rejestracji spółki w wybranej lokalizacji i zaoszczędzić czas na poszukiwanie biura księgowego w początkowej fazie rozwoju biznesu.

Każdego dnia w Polsce powstaje około 1000 firm. Jak podaje GUS na koniec 2020r mieliśmy aktywnych 461 126 spółek handlowych i ponad 100 000 fundacji i stowarzyszeń. Największą grupą podmiotów według GUS są osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą - 2 842 396. Wśród nowych spółek co roku powstaje od 6000 do 9000 nowych firm z kapitałem zagranicznym. Warszawa jest liderem zarówno wśród nowo otwieranych podmiotów rejestrowanych w KRS jak i indywidualnej działalności gospodarczej. W Warszawie na koniec 2020 zarejestrowano  12 092 spółek (dla porównania Wrocław który plasuje się na drugim miejscu to 2 722 zarejestrowanych nowych spółek). Najwięcej firm z kapitałem zagranicznym ma siedzibę właśnie w Warszawie to 37 196 podmiotów.

Warto również podkreślić, że w tej chwili najdynamiczniej rozwijającą się dzielnicą biznesową Warszawy i przez wielu nazywaną Doliną Krzemową jest doskonale skomunikowana (METRO, tramwaje, autobusy, rowery publiczne Veturilo, bliskość lotniska), nowoczesna biurowo i mieszkaniowo Wola i okolice Ronda Daszyńskiego, z rewelacyjnym zapleczem restauracyjnym, sklepowym, hotelowym, sportowym, etc.

W dalszej kolejności należy ustalić jaki preferujemy rodzaj i układ biura. Czy lubimy ogromne wieżowce, ‘kopo-styl’ czy raczej szukamy mniejszych biurowców, biur w butikowym stylu, a może o charakterze kawiarnianym gdzie codziennie będzie kręcić się mnóstwo ludzi wokoło?

Operatorzy FLEX oferują biura w najróżniejszym stylu i układzie. Z reguły są to nowocześnie zaprojektowane powierzchnie oferujące moduły biurowe od kilku do kilkudziesięciu a nawet do kilkuset osób, pojedyncze małe lub większe gabinety, prywatne biurka na przestrzeniach open space, miejsca pracy w systemie hot desk (miejsce pracy nie na wyłączność). Do dyspozycji Najemców są też z reguły sale konferencyjne, recepcja, przestrzenie do relaksu, kuchnia etc.

Zwrócimy uwagę na ogólny design i atmosferę jaka panuje na powierzchni - czy jest dużo światła dziennego, otwartych przestrzeni, jaka jest kolorystyka, materiały wykończeniowe, meble biurowe oraz inne rozwiązania aranżacyjne na powierzchni oraz czy są np. rośliny. Zobaczmy jak zaaranżowane są pokoje biurowe, np. czy na podłodze jest wykładzina czy może panele albo posadzka betonowa, które znacząco wpływają na akustykę co przekłada się na komfort pracy.  

Zwróćmy uwagę na strefy relaksu (czy są na powierzchni). Wielu Operatorów FLEX wie jak ważne są miejsca w których możemy w ciągu pracy odpocząć i zrelaksować się – poczytać książkę w bibliotece, napić się kawy w designerskim fotelu z widokiem na panoramę Warszawy, pograć w gry, PlayStation, czy po prostu porozmawiać z kolegami/ koleżankami na sofie.

Takie drobne elementy jak prysznic, garderoba, wieszaki w pokojach mogą bardzo poprawić komfort pracy. Sprawdźmy czy biuro jest pupil friendly, czy posiada parking dla rowerów.

Ważny jest klimat, atmosfera, czystość oraz nasze indywidualne odczucia czy dobrze się czujemy podczas wizyty i spaceru po powierzchni. Sposób zaprojektowania przestrzeni znacząco wpływa na komfort naszej pracy.

Bezpieczeństwo i zdrowie to kolejny punkt którego nie możemy pominąć.

Bardzo ważną kwestią (choć niejednokrotnie niedocenianą) a która znacząco wpływa na nasza pracę i zdrowie to ergonomia stanowiska pracy i spełnienie podstawowych zasad BHP - wielkość biurek, mechanizmy regulacji foteli biurowych, podłokietników aby można było je indywidualnie dopasować do naszej sylwetki/ wzrostu, takie drobnostki jak przelotki i organizery na kable – nikt nie lubi się przecież potykać i plątać w kable. Oświetlenie powinno spełniać wymogi prawne i mieć odpowiednią ilość luksów (wymagany minimalny poziom natężenia to 500 lx dla stanowisk pracy). Powinna być zapewniona odpowiednia temperatura w biurze, wentylacja, ogrzewanie, klimatyzacja, jak również spełnione wymogi w zakresie przepisów przeciwpożarowych. Dobrze jakby powierzchnia była monitorowana.

Zweryfikujmy również czy Operator FLEX ma wdrożone odpowiednie procedury higieniczno-sanitarne w zakresie ochrony przed zakażeniem wirusem COVID-19.

Wybierając profesjonale biuro FLEX w nowoczesnych biurowcach możemy mieć gwarancję, że powierzchnia spełnia wymogi BHP oraz ppoż. oraz stosuje inne procedury które pozwolą nam czuć się bezpiecznie.

‘Diabeł tkwi w szczegółach’

Na pierwszy rzut oka oferty biur FLEX które analizujemy mogą wyglądać podobnie co może utrudniać końcowy wybór, bo okazuje się na końcu, że  ‘diabeł tkwi w szczegółach’. Zatem jak wytropić tego „diabła” na jakich skupić się szczegółach?

Nie możemy pominąć tak ważnej rzeczy jaką jest łączne Internetowe, które musi być stabilne, szerokopasmowe najlepiej kablowe i Wi-Fi, dostęp do wysokowydajnej drukarki i skanera, codzienny serwis sprzątający czy odbiór poczty przychodzącej.

Uważajmy na dodatkowe ukryte koszty poza oferowaną ceną podstawową. Niektórzy Operatorzy celem obniżenia ceny podstawowej wyłączają Najemcy dostęp do określonych usług lub doliczają dodatkowe koszty do faktury, co może negatywnie wpłynąć na nasze założenia finansowe. Może się okazać, że dostęp do kuchni jest limitowany lub całkowicie wyłączony dostęp do kawy, herbaty, innych napoi. Sprawdźmy ile godzin w pakiecie (czy w ogóle) mamy na korzystanie z sal konferencyjnych, jakie mamy limity na druki, czy przysługują nam dodatkowe zniżki. Czy mamy pełny dostęp do wydarzeń/ eventów które organizuje dany Operator (jeśli organizuje). Czy pobiera dodatkowe koszty z tytułu opłat aktywacyjnych czy odświeżenia biura po zakończeniu najmu. Czy czynsz jest w polskich złotówkach czy w euro, jaka jest wartość depozytu. To ważne kwestie które należy mieć na uwadze podczas ostatecznej weryfikacji ofert i kosztów.

Rada dla miłośników kawy, dla tych których dzień obowiązkowo rozpoczyna się od filiżanki świeżo palonej kawy – koniecznie przetestujmy smak kawy. Piękny dzień to pyszna aromatyczna kawa, dobrze jakby stanowiła miły dodatek i uzupełnienie czasu jaki spędzamy w biurze.

Wybór biura jest procesem czasochłonnym, jednak warto poświęcić na niego czas, obejrzeć osobiście miejsce które przypadło nam do gustu, zapoznać się dokładnie z ofertą (benefitami, kosztami), porozmawiać z przedstawicielem danego Operatora aby doradził i dopasował ofertę pod nasze zapotrzebowanie.

Jeśli nie jesteśmy pewni wykupmy np. jeden dzień testowy aby mieć pewność, że miejsce które wybierzemy będzie idealnie skrojone na miarę i będziemy się w nim po prostu dobrze czuli.

Jeśli nie mamy czasu na weryfikację ofert, bądź nie znamy rynku regionalnego warto skorzystać z pomocy profesjonalnych i renomowanych firm doradczych świadczących usługi na rynku nieruchomości. Firmy te mają wyspecjalizowane działy z ofertą powierzchni FLEX i pomogą nam przejść przez proces dopasowania i wyboru biura.

Beata Nowakowska, Dyrektor Operacyjny/ COO