Bezpieczne uwierzytelnianie niezbędnym krokiem we wdrażaniu Krajowego Systemu e-Faktur

Firmy działające w Polsce muszą przygotować się do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który od 2024 roku będzie obligatoryjny. Wiąże się to z koniecznością automatyzacji procesów związanych z agregacją i przetwarzaniem informacji. Pierwszym krokiem, który pomoże przygotować organizację do zmian, jest decyzja o wyborze narzędzia do bezpiecznej identyfikacji użytkowników. Zapewniają to m.in. kwalifikowane usługi zaufania, dostarczane przez jednego z pięciu certyfikowanych dostawców w Polsce, firmę EuroCert. 

 Nowe regulacje obejmą wiele obszarów funkcjonowania firm, począwszy od finansowo-księgowych, prawnych i IT, dlatego warto z wyprzedzeniem przyjrzeć się tym przepisom, by odpowiednio się do nich przygotować. Wystawianie faktur w ustrukturyzowanej formie wymaga zebrania wielu dodatkowych danych w porównaniu do standardowych faktur, co pozwoli dostarczyć wiedzę o fakturowaniu w czasie rzeczywistym. By wystawiać e-faktury i nimi zarządzać, konieczne będzie uwierzytelnienie użytkownika oraz nadanie przez przedsiębiorstwo lub upoważnione osoby ról i uprawnień. Możliwość korzystania z KSeF będą miały tylko podmioty zidentyfikowane w sposób elektroniczny.

Przewaga usług kwalifikowanych

Przedsiębiorstwa (podatnicy), inne podmioty uprawnione i osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu ZAW-FA przez podatnika już mogą korzystać z KSeF. W związku z tym, że każde działanie w systemie wymaga uwierzytelnienia, trzeba wybrać metodę identyfikacji odpowiadającą specyfice organizacji. 

Firmom, które już dziś zdecydowały się przystąpić do systemu, a więc jeszcze w okresie przejściowym, dostarczamy skutecznie i bezpieczne rozwiązanie do integracji z systemem KSeF. Dzięki nim nasi klienci oszczędzają czas, automatyzują proces i nie martwią się o bezpieczeństwo. EuroCert od lat dostarcza również inne usługi, których zastosowanie obejmuje także inne pola biznesu, nie tylko obsługę KSeF – mówi  Łukasz Konikiewicz, prezes zarządu firmy EuroCert   

Korzystanie z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej do obsługi Aplikacji Podatnika wiąże się z największą wygodą, ponieważ pozwala uwierzytelniać dokumenty jedynie za pomocą danych podmiotu. E-pieczęć identyfikuje tożsamość organizacji, gwarantuje integralność danych, a co za tym idzie, oryginalność dokumentu. Jest też bezpieczna, ponieważ nie pozwala zaciągać zobowiązań w imieniu instytucji. Co ważne, mogą korzystać z niej wyłącznie upoważnione osoby w firmie, a opieczętowane nią dokumenty traktowane są na równi z papierowymi. Jest to rozwiązanie rekomendowane zwłaszcza średnim i dużym organizacjom, które przetwarzają miesięcznie setki, czy nawet tysiące faktur. Dla mniejszych podmiotów wystarczającym rozwiązaniem będzie kwalifikowany podpis elektroniczny, 

Innymi dostępnymi metodami identyfikacji w KSeF są podpis zaufany w ramach systemu ePUAP czy token generowany przez KSeF, którego bezpieczeństwo jest jednak ograniczone. 

KSeF w pigułce

Ministerstwo Finansów uruchomiło Krajowy System e-Faktur (KSeF), który wprowadza rewolucyjne zmiany w obszarze fakturowania. Od 1 stycznia 2024 roku faktury ustrukturyzowane staną się jedyną obowiązującą formą dokumentów sprzedażowych dla wszystkich podatników. By korzystać z KSeF, przedsiębiorcy będą musieli zidentyfikować reprezentowany podmiot i założyć profil w Aplikacji Podatnika, posiadać zintegrowany system fakturowo-księgowy oraz przydzielić osobom w organizacji odpowiednie role i metodę identyfikacji.

Trud przygotowania organizacji do KSeF niesie ze sobą jednak korzyści. Zalicza się do nich przejście wyłącznie na obieg faktur w wersji elektronicznej, co wiąże się z oszczędnością czasu i finansów. To również minimalizacja ryzyka zagubienia dokumentów, większe bezpieczeństwo w rozliczaniu z kontrahentami i skrócenie procesu ściągalności należności. Ponadto nowy system umożliwi pełną kontrolę i stały dostęp do faktur przychodzących i wychodzących, a ich ustrukturyzowany, jednolity format ograniczy błędy w odczycie i zredukuje czas rejestracji danych. Dla przedsiębiorców, którzy skorzystają z KSeF jeszcze w okresie przejściowym, ustawodawca uwzględnił także przyspieszony zwrot podatku VAT, w ciągu 40, a nie obecnych 60 dni. 

Wdrożenie nowych regulacji w zakresie e-faktur w organizacjach wymaga przygotowań w obszarze procesów i technologii, a także przeszkolenia upoważnionego do wystawiania i odbioru faktur personelu, warto więc zacząć działać z wyprzedzeniem. Podjęcie wcześniej obligatoryjnej decyzji, jaką jest wybór sposobu uwierzytelniania w KSeF, ułatwi sprawne poruszanie się w Aplikacji Podatnika, a kwalifikowane usługi zaufania dostarczane przez firmę EuroCert zapewnią komfort i bezpieczeństwo identyfikacji.  

Agnieszka Kuźma-Filipek