Digitalizacja w służbie konkurencyjności biznesu

Kluczowym elementem transformacji cyfrowej we współczesnym biznesie, który przynosi realne zyski i pomaga uzyskać konkurencyjną przewagę na rynku jest zarządzanie dokumentem. Oręż ten składa się z dwóch składników: outsourcingu sprzętu oraz właściwie dobranych aplikacji wspomagających procesy obiegu dokumentu.

Transformacja cyfrowa, cyfryzacja, digitalizacja – hasła, które weszły już dawno do świata biznesu – oznaczają przekształcenie procesów analogowych w cyfrowe. Za nieuchronnością takiej przemiany stoi wiele faktów, a najważniejsze z nich, to potrzeba konkurencyjności oraz szybko rosnąca ilość informacji, którą należy przetwarzać i archiwizować.

Jak powszechnie wiadomo, czasy organicznego wzrostu dawno minęły i dziś zyskowność biznesu zależy w coraz większym stopniu od oszczędności. Te uzyskuje się m.in. dzięki optymalizacji procesów biurowych, a najlepszym przykładem w tej dziedzinie jest wdrożenie systemu zarządzania dokumentem. Należy zwrócić uwagę, że rozwiązań do takich zastosowań ciągle przybywa (są one kolejnym krokiem w ewolucji po systemach zarządzania drukiem). Dlatego listę trendów związanych z zarządzaniem dokumentem otwiera sam wybór systemu, który będzie najlepiej dopasowany do charakteru działania danego przedsiębiorstwa.

 - Nie rozmawiamy już z klientami o tym, czy digitalizacja ma sens, ale jakie narzędzia sprzętowo-aplikacyjne najlepiej pasują do ich potrzeb, związanych przede wszystkim z mobilnością, pracą zdalną, analityką biznesową oraz skutecznym i bezpiecznym obiegiem oraz przetwarzaniem dokumentów i danych – mówi Michał Czeredys, prezes Arcus SA.

W optymalizacji i automatyzacji tych procesów dużą rolę odgrywają rozwiązania RPA (Robotic Process Automation). Roboty RPA są programowane do samodzielnego wykonywania działań, o różnym stopniu skomplikowania, które cechuje powtarzalność i ograniczona liczba wyjątków w regule algorytmu. Ważną rolę pełni tutaj optyczne rozpoznawanie znaków (OCR), które jest kluczową cechą każdego dobrego rozwiązania do przetwarzania dokumentów elektronicznych.

Spektakularne oszczędności

Zastosowanie rozwiązań zarządzających obiegiem dokumentów przynosi bardzo wymierne profity – coraz powszechniejsza świadomość tego faktu pomaga podjąć odpowiednie decyzje w tej sprawie. Korzyści to niebagatelne oszczędności. Typowe koszty związane z zarządzaniem dokumentacją firmy mogą wynosić nawet 15 proc. przychodów w dużych przedsiębiorstwach. Optymalizacja tych procesów, którą umożliwia zastosowanie MDS (Managed Document Services) firmy Arcus, pozwala uzyskać redukcję kosztów w nawet 30-procentowej skali!

Jednym z kluczowych elementów Arcus Kyocera MDS jest dzierżawienie lub outsourcing zarówno systemów i oprogramowania, jak i samego sprzętu. Trend wypożyczania zamiast posiadania drukarek nie jest niczym nowym i staje się coraz popularniejszy i wynika z prostego rachunku ekonomicznego.

 - Zakup sprzętu na własność ma uzasadnienie wtedy, gdy wytwarzanie dokumentów lub druk jest głównym biznesem firmy. W każdym innym przypadku bardziej się opłaca dzierżawa urządzeń drukujących – tłumaczy Michał Czeredys.

Prezes Arcusa dodaje, że wypożyczanie sprzętu wpisuje się w modny trend gospodarki współdzielenia, który dotyczy sfery nie tylko ekonomicznej, ale też ekologicznej, co może dodatkowo przysporzyć firmie klientów.

Hybrydowy styl pracy, który stała się standardem w ostatnich latach, wymaga rozwiązań dopasowanych do pracy z każdego miejsca i integracji z urządzeniami mobilnymi. Drukowanie za pomocą aplikacji na tablet czy przechwytywanie dokumentów przy użyciu kamery w smartfonie sprawia, że korzystanie z systemów do przetwarzania dokumentów elektronicznych jest coraz bardziej elastyczne.

Druk, a kwestie bezpieczeństwa

Dwa bardzo ważne trendy dotyczące optymalizacji obiegu dokumentacji związane z wydrukami dotyczą kwestii bezpieczeństwa. Dziś już nikomu nie trzeba przypominać, że drukarka w biurowej infrastrukturze IT jest tak samo podatna na cyberataki, jak komputer. Dlatego sprzęt marki Kyocera wyposażony jest w zabezpieczenia na poziomie sprzętowym chroniące przed cyfrowymi przestępcami (podstawowe takie jak wymuszanie zmiany haseł, czy zaawansowane jak np. szyfrowanie). Drugi element, to zabezpieczenia wydruków wewnątrz firmy. Jak wiadomo, dane mogą być wykradzione nie tylko przez hackera, ale również wyniesione przez pracownika. Elementem MDS jest uwierzytelnianie użytkowników realizowane za pomocą aplikacji mobilnej, karty zbliżeniowej czy przez podanie kodu.

Druk wiecznie żywy

Elektroniczny obieg dokumentów zmniejsza koszty i zwiększa efektywność dostępu do danych. Transformacja cyfrowa nie oznacza jednak schyłku papieru oraz sprzętu drukarkowego. Tradycyjne rozwiązanie ma się ciągle dobrze i nie należy się spodziewać zmian. Dlaczego? Po pierwsze dlatego, że choć w konsekwencji elektronicznego obiegu dokumentów zapotrzebowanie na druk spada, ale jednocześnie stale przybywa dokumentów. Jeśli zatem firma drukuje o połowę mniej, ale materiałów do przetwarzania i archiwizowania przybywa proporcjonalnie – drukarka jest używana w tej samej. Po drugie, materiały drukowane mają to samo znaczenie co kiedyś, zmianie ulega jedynie środek ciężkości. Kiedyś archiwa były papierowe, a nośniki elektroniczne ich redundantnym uzupełnieniem, dziś zachodzi proces odwrotny. Ale druk na tradycyjnym nośniku jest integralnym elementem dla homo sapiens – naukowo udowodniono, że treść na papierze jest bardziej wiarygodna niż wyświetlana na ekranie, również dlatego, że po prostu lubimy zapach zadrukowanych kartek. Świadczy o tym również mała popularność literatury dostępnej w postaci elektronicznej.

 - Niedawno natknąłem się w internecie na badanie, według którego tylko 7 proc. Polaków korzysta z e-booków. Lubimy, gdy czytanie książek i prasy wiąże się z bodźcami zmysłowymi i swoje konsumenckie upodobania przenosimy na grunt zawodowy. W rezultacie wolimy, gdy również niektóre dokumenty służbowe, zwłaszcza te ważniejsze, mają tradycyjną postać – podkreśla Michał Czeredys.