Dokumenty z wysokim IQ

Transformacja cyfrowa nie wypiera analogowych rozwiązań, dopóki się sprawdzają. Tylko je udoskonala i dokłada do nich inteligencję – mówi Michał Czeredys, prezes spółki Arcus.

Co przemawia za wdrażaniem elektronicznego obiegu dokumentów?

Jeszcze niedawno głównym stymulatorem było unijne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, ale od marca zeszłego roku najważniejszym impulsem do cyfrowej rewolucji jest pandemia koronawirusa. Dobrze, że możemy korzystać z dokumentów zdalnie i symultanicznie. Bez tego trudno byłoby sobie wyobrazić pracę zdalną, ba! – działanie całej gospodarki w miesiącach ścisłej izolacji. Dom, hotel, lotnisko… nie jest ważne, gdzie wykonujemy swoje obowiązki służbowe, jeśli mamy dostęp do umów, faktur, rachunków, podań, wniosków czy raportów w wersji online. 

Hasło „firma bez papieru” brzmi atrakcyjnie, ale w praktyce niewiele przedsiębiorstw chce całkowicie zrezygnować z druku. Pandemia tego nie zmieniła – mówi Michał Czeredys, prezes spółki Arcus

W jaki sposób pandemia przyczyniła się do rozwoju oferty Grupy Arcus?

Wspomniana pandemia dała nam wiele powodów do rozwoju narzędzi do cyfryzacji dokumentów. Także tych wspierających walkę z Covid-19. ReadIT OCR opracowany przez Docusoft z Grupy Arcus został skonfigurowany do rozpoznawania danych z badań PCR na obecność SARS-CiV-2 dla śląskiego Sanepidu, a jego odpowiednik online, czyli ReadIT OCR Smart wspomaga wiele firm i instytucji, chcących szybko i bez błędów zamienić faktury na dane.

Czy wraz z masowym powrotem do biur zarzucimy digitalizację?

Bynajmniej. Nawet praca stacjonarna dużo zyskuje na cyfryzacji i automatyzacji procesów administracyjnych. Weryfikacja papierowych dokumentów jest przecież czasochłonna i trudna, a na dodatek niesie z sobą ryzyko popełnienia masy błędów. Według badań jedna osoba może efektywnie i poprawnie opracować 200 faktur dziennie. Technologie są w tym znacznie lepsze od ludzi.

Początek pandemii upłynął pod znakiem wzrostu sprzedaży tanich drukarek konsumenckich, gorzej miały się urządzenia wielofunkcyjne. Czy home office nie zabije segmentu MFP?

Bez obaw. Biura już zapełniają się ludźmi. Co równie ważne, popyt na wysokowydajne modele wielofunkcyjne się nie skończy, bo mają wiele przewag nad jednostkami budżetowymi. Cechują się wyższą jakością, trwałością i ergonomią. Rzadziej się psują. Poza tym oferują możliwości, których nie daje ekonomiczny sprzęt dla Kowalskiego. Wymienię tylko automatyczny druk dwustronny, autoryzację dostępu, monitorowanie kosztów i automatyzację przepływu dokumentów cyfrowych. Urządzenia dla firm są droższe w zakupie, za to tańsze w użytkowaniu. Różnorodność opcji przekłada się na wzrost produktywności, a niższe koszty eksploatacji na ogólne oszczędności przedsiębiorstwa. Dodajmy, że sprzęt wielofunkcyjny doskonale sprawdza się w warunkach reżimu sanitarnego, bo oferuje contactless printing – możliwość drukowania dokumentów bez dotykania panelu urządzenia.

Część organizacji zamienia duże biura na mniejsze. Gdzie w małych pomieszczeniach zmieszczą się wielkie urządzenia MFP, nazywane często kombajnami?

Rzeczywiście, produkty z segmentu MFP z początku podbijały głównie korporacje, z czasem jednak znalazły też uznanie w sektorze MŚP, a nawet wśród mikrofirm. Właśnie mniejsza powierzchnia biurowa, podobnie jak skromny budżet, skłania niektórych przedsiębiorców do zakupu lub dzierżawy urządzeń, które w jednej obudowie oferują wszystko: drukarkę, skaner, faks i kopiarkę. 

Dlaczego niektóre firmy, szczególnie małe, pozostają przy papierowych dokumentach i teczkach?

Najczęściej przedsiębiorcy tłumaczą się brakiem pieniędzy, kompetencji oraz odpowiednich urządzeń i programów. Równie częstym problemem jest lekceważenie zagrożeń, a wystarczy mały pożar, by w parę chwil zniknęło całe archiwum. Innym powodem trwania przy tradycyjnych dokumentach jest głęboko zakorzenione przekonanie, że tylko papier ma moc prawną. Dotyczy to przede wszystkim osób starszych, choć z drugiej strony związana z pandemią izolacja sprawiła, że nawet wielu seniorów przekonało się do technologii cyfrowych, internetu i aplikacji mobilnych.

Dlaczego Arcus, który przedstawia się jako firma innowacyjna, nie rezygnuje z działalności związanej z papierem i usługami druku?

Transformacja cyfrowa nie wypiera analogowych rozwiązań, dopóki się sprawdzają i jest na nie zapotrzebowania rynku. Co najwyżej udoskonala je i dokłada do nich inteligencję. Motto naszego działania brzmi „Wspieramy efektywność naszych Klientów”, ale cały czas pielęgnujemy także dotychczasowe, czyli „O dokumencie wiemy wszystko”. Co ważne zarówno dokumencie w wersji papierowej, jak i elektronicznej.