Przejdź do treści
Technologie

Cyfrowa rewolucja w świecie druku

Czy chcesz aż o 30 proc. zmniejszyć koszty produkcji i obiegu dokumentów, a jednocześnie podnieść jakość wydruków i bezpieczeństwo firmowych danych? Odpowiedzią jest MDS – kompleksowa usługa od Arcusa i Kyocery.

Wyobraźmy sobie sytuację: w dziale księgowości każdy pracownik ma drukarkę nabiurkową, do tego różnych producentów. Koszty materiałów eksploatacyjnych, wsparcia serwisowego i generowanych wydruków nie są monitorowane. Jakie korzyści daje system zarządzania dokumentem?

Porozmawiajmy o naprawdę efektywnym systemie produkcji i obiegu dokumentów spod znaku MDS. Rozwiązanie idealnie wpisujące się w coraz popularniejszy trend mobilnej i bezkontaktowej pracy z dokumentami, który nabrał znaczenie zwłaszcza w dobie pandemii. 

– Droga do sukcesu wiedzie przez uporządkowanie wszystkich elementów procesu drukowania i umiejętnie zarządzanie tymi działaniami. Przynosi to roczne oszczędności sięgające nawet kilkaset złotych w przeliczeniu na pracownika. Lista korzyści obejmuje również wzrost bezpieczeństwa danych, usprawnienie pracy zdalnej, mniej usterek i przestojów maszyn oraz ograniczenie negatywnego wpływu na środowisko – wymienia Michał Czeredys, prezes spółki Arcus.

Ale od początku...

Więcej niż MPS

Inni dostawcy mówią o MPS (Managed Print Services) lub OPS (Optimized Print Services). Natomiast sztandarową ofertą Arcusa i jego partnera technologicznego, japońskiej spółki Kyocera, jest MDS (Managed Document Services). 

– Nazwa „Managed Document Services” nie jest zabiegiem marketingowym mającym na celu wyróżnienie się na tle konkurencji. Chodzi raczej o podkreślenie, że nasze usługi wykraczają daleko poza system kontroli kosztów wydruku – zapewnia Łukasz Rumowski, dyrektor Działu Innowacji i Marketingu firmy Arcus. I dodaje, że MDS to wszechstronne i pełne zarządzanie dokumentami zarówno w postaci elektronicznej, jak i papierowej, które opłaci się każdemu przedsiębiorstwu niezależnie od jego wielkości, branży i profilu działania.

Pod pojęciem „Managed Document Services” kryje się wiele różnych rozwiązań, technologii i funkcjonalności, a ich wspólnym mianownikiem jest elastyczność. Jak to wygląda na przykładzie infrastruktury sprzętowej? 

Jeszcze niedawno firmy zamieniały drukarki biurkowe na korytarzowe, określane jako MFP (Multi-Function Printer). Usługa MDS polegała więc na zakupie lub dzierżawie tych wielofunkcyjnych urządzeń, co wiązało się z ograniczeniem liczby maszyn i było okazją do lepszej aranżacji przestrzeni biurowej. Wraz z „nową normalnością” tendencja się odwróciła, przynajmniej na chwilę – przedsiębiorstwa coraz częściej działają zdalnie lub hybrydowo, co zmienia ich potrzeby w dziedzinie druku. Do łask wróciły niedrogie modele drukująco-skanujące, o kompaktowych rozmiarach, kojarzone wcześniej głównie z handlowcami i agentami ubezpieczeniowymi.

Mobilność, rozproszenie zespołów i duża swoboda w wyborze miejsca pracy to zjawiska pozytywne, ale niosą z sobą także ogromne wyzwania. Należy do nich konieczność zapewnienia bezpieczeństwa danych. To rzecz priorytetowa, skoro żyjemy w epoce RODO – tłumaczy Łukasz Rumowski

Wychodzące z drukarek dokumenty zawierają informacje o klientach, pracownikach czy wynikach sprzedażowych, dlatego nie mogą wpaść w niepowołane ręce. Uderzyłoby to w reputację przedsiębiorstwa, a nawet naraziło je na konsekwencje finansowe i prawne. To jeden z ważniejszych argumentów za wdrożeniem MDS. Oprogramowanie eliminuje zjawisko nieuprawnionego druku, rozpoznając użytkowników na podstawie kodów PIN lub za pomocą kart zbliżeniowych. Taka identyfikacja prowadzi również do optymalizacji kosztowej. 

Gdy administrator dokładnie wie, kto, gdzie, kiedy i jak dużo drukuje, użytkownicy starają się nie przekraczać przyznanych im uprawnień i limitów – twierdzi Łukasz Rumowski, dyrektor innowacji i marketingu Arcusa

 

Kierunek: outsourcing

Monitoring odbywa się odległość, co świadczy o tym, że system MDS dostosowany jest do wymogów obecnego czasu, w tym obostrzeń sanitarnych.  

– Z dowolnego miejsca można kontrolować stan drukarek, co się przekłada na łatwe wskazywanie i szybkie usuwanie problemów bez konieczności fizycznej ingerencji administratora parku maszyn lub technika – chwali Łukasz Rumowski.

Jak wynika z badań firmy analityczno-doradczej Gartner, odpowiednie zarządzanie flotą pozwala ograniczyć koszty produkcji i obiegu dokumentów do 30 proc.

Im szerszy zakres usługi MDS, tym większa skala oszczędności. Najbardziej opłacalny jest outsourcing, obejmujący - oprócz dzierżawy urządzeń - ich instalację, serwis, naprawy oraz zamawianie materiałów eksploatacyjnych i profesjonalne doradztwo. A wszystko to w modelu usługowym, czyli w ramach abonamentu.

– Angażowanie swoich pracowników IT w czynności administracyjne i serwisowe w niektórych wypadkach jest marnowaniem zasobów – uważa Łukasz Rumowski. – Dzięki współpracy z renomowanym dostawcą zewnętrznym można się skupić na swoim podstawowym biznesie, przez co firma pozostaje w swoim kręgu kompetencji. To zaś często przekłada się na większe przychody i zyski.

 

Każdemu według potrzeb

Kiedy Managed Document Services przynosi organizacji największe korzyści? Kluczowa staje się integracja usługi z procesami biznesowymi przedsiębiorstwa. Ich poznanie wymaga dogłębnej analizy i rozmów z klientem. Następnym krokiem jest procedura zaprojektowania i stworzenia rozwiązania trafiającego precyzyjnie w potrzeby konkretnego odbiorcy (także na bazie klasycznego systemu MPS/OPS) wykorzystującego autorskie aplikacje.  Bogaty wybór oprogramowania z oferty Grupy Arcus jest lekarstwem na niemal każdą firmową bolączkę związaną z dokumentami. 

W uszytym na miarę rozwiązaniu MDS uwzględnione są wszystkie specyficzne potrzeby działów, a nawet poszczególnych pracowników w danej firmie – podkreśla Łukasz Rumowski, dyrektor Działu Innowacji i Marketingu spółki Arcus.

To się opłaca

Korzyści z wdrożenia rozwiązania Arcus Kyocera MDS:

  • znaczące zmniejszenie kosztów produkcji dokumentów,
  • kompletna przejrzystość kosztów,
  • jeden kontakt do obsługi systemu dokumentów,
  • wzrost wydajności poprzez redukcję przestoju i optymalizację systemu,
  • poprawa bezpieczeństwa obiegu dokumentów,
  • zmniejszenie negatywnego wpływu na środowisko naturalne.
Najnowsze wydanie